Вопрос о формальном подписании уведомления об окончании срочного трудового договора (далее — СТД) встаёт перед работодателем каждый раз, когда истекает срок документа. Ошибки при оформлении могут привести к признанию увольнения незаконным и восстановлению работника. Ниже разберёмся, кто именно должен ставить подпись под уведомлением, какие нормы следует учитывать и какие документы приложить.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 58, 79, определяют основания и порядок прекращения СТД.
- Трудовой кодекс РФ, ст. 84.1 — регламентирует общий порядок увольнения, включая вручение уведомления.
- Письмо Роструда от № 1755-6-1 — разъясняет сроки и форму уведомления.
Форма уведомления
Уведомление составляется в письменной форме и должно содержать:
- Наименование работодателя, ИНН, ОГРН.
- Ф. И. О., должность работника.
- Номер и дату трудового договора, подлежащего прекращению.
- Дату прекращения (последний рабочий день).
- Основание (ст. 79 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
- Подпись уполномоченного лица.
- Подпись работника и дату ознакомления.
Кто подписывает уведомление
3.1 Работодатель или его представитель
На практике уведомление подписывает лицо, наделяемое функциями кадрового документооборота. Это может быть:
- Руководитель организации (генеральный директор, директор филиала), если в должностной инструкции прямо указано такое право.
- Заместитель руководителя по доверенности или приказу.
- Специалист кадровой службы (HR-директор, начальник ОК, инспектор по кадрам), при наличии доверенности или внутреннего приказа.
Важно!
Если уведомление подписывает не руководитель, необходимо приложить копию доверенности или приказа, подтверждающей полномочия.
3.2 ИП и микропредприятия
Индивидуальный предприниматель подписывает уведомление самостоятельно. При отсутствии штатных кадровых служб допускается привлечение внешнего бухгалтера или кадрового аутсорсинга при наличии соответствующего договора.
Сроки уведомления
Согласно ст. 79 ТК РФ работник должен быть уведомлен не позднее чем за три календарных дня до окончания срочного договора. Если этот срок пропущен, увольнение можно оспорить в суде.
Порядок вручения
- Уведомление вручается лично под роспись. Работник ставит дату и подпись на втором экземпляре.
- Если работник отказывается подписывать, составляется акт в присутствии двух свидетелей.
- После вручения уведомление регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Что делать, если работник-иностранец указал отчество
Если в удостоверении личности иностранного гражданина указано отчество, оно должно быть включено в уведомление без сокращений. Это избавит от проблем при регистрации в ГИВЦ ФМС.
Образец формулировки подписи
Для руководителя:
Генеральный директор
(Ф. И. О. полностью)
____________/Подпись/
Для уполномоченного сотрудника:
Начальник отдела кадров
(Ф. И. О. полностью)
____________/Подпись/
Действует на основании приказа № ___ от «___» ______ 2026 г.
- ☐ Определено лицо, подписывающее уведомление.
- ☐ Подготовлены копии доверенности/приказа (при необходимости).
- ☐ Уведомление отправлено не позднее чем за 3 календарных дня.
- ☐ Оформлен акт отказа (при отказе работника подписать).
- ☐ Уведомление зарегистрировано в журнале исходящей корреспонденции.
- ☐ Сохранён экземпляр уведомления с подписью работника.
Соблюдение этих простых правил защитит работодателя от судебных споров и обеспечит корректное завершение срочного трудового договора.