– Многие россияне уверены: если поменял паспорт по возрасту, достаточно самому забрать новый документ в МФЦ․ На практике всё сложнее․ От того, кому и в какие сроки вы сообщите о новых реквизитах, зависит спокойствие вашей компании, банковских счетов и даже налоговой отчётности․
Сотрудник сменил паспорт: что делает бухгалтерия и кадровик
Если паспорт поменял обычный сотрудник (а не учредитель или директор), процедура минимальна:
- Шаг 1: получите от работника копию нового паспорта и заявление о смене данных․
- Шаг 2: в трудовом договоре зачеркните старые серию/номер, впишите новые, поставьте подпись работодателя и ознакомьте сотрудника под роспись․
- Шаг 3: обновите личную карточку Т-2 и базу данных 1С (или любую другую HR-систему)․
Важно! В ФНС и СФР уведомлять не нужно, если меняются только серия и номер․ Идентификация физлица происходит по ИНН и СНИЛС, которые остаются прежними․
| Ситуация | Куда уведомлять | Срок | Форма |
|---|---|---|---|
| Смена только серии/номера (45 лет) | внутренние документы | 5 раб․ дней | заявление работника + изменения в Т-2 |
| Смена ФИО или даты рождения | СФР | 3 раб․ дня | форма АДВ-2 |
| Смена адреса регистрации | ФНС (если ИП) | 3 раб․ дня | форма 24001 |
Директор или учредитель ООО: почему нельзя промедлить
Для руководителя (директора) или участника ООО паспорт – ключевой документ, который фиксируется в ЕГРЮЛ․ Изменение реквизитов влечёт за собой:
- блокировку электронной подписи;
- невозможность подать отчётность в ФНС;
- вопросы от банка и риск заморозки расчётного счёта;
- штрафы до 5 000 ₽ за недостоверные сведения в ЕГРЮЛ․
Алгоритм действий
- Подготовьте документы:
- копия нового паспорта (все страницы);
- заявление по форме Р13014;
- решение участников (если меняются данные учредителя);
- квитанция о госпошлине 800 ₽ (форма Р13014)․
- Выберите способ подачи:
- онлайн – через сервис ФНС или «1С-Отчётность» с усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП);
- офлайн – нотариальное заверение + личная подача в ИФНС или МФЦ․
- Срок: не позднее 3 рабочих дней с даты выдачи нового паспорта․
- Результат: лист записи ЕГРЮЛ с новыми паспортными данными приходит на e-mail или выдаётся в МФЦ через 1–3 дня․
Что ещё обновить параллельно
- Банк – направьте в обслуживающий банк копию нового паспорта и лист записи ЕГРЮЛ․
- Контрагенты – при необходимости передайте дополнительное соглашение к договору с новыми реквизитами директора․
- Внутренние документы компании – приказы, полисы ДМС, доверенности․
ИП и самозанятые: особенности
Индивидуальный предприниматель обязан уведомить ИФНС о смене паспорта в течение 3 рабочих дней:
- форма 24001 – «Сведения об индивидуальном предпринимателе»;
- копия нового паспорта;
- квитанция 160 ₽;
- подача онлайн через сервис ФНС или лично в ИФНС․
Самозанятые (плательщики НПД) уведомлять ФНС не обязаны, но рекомендуем обновить паспорт в приложении «Мой налог» – это упростит дальнейшие проверки․
Иностранные граждане
Если у директора-нерезидента истёк срок действия внутреннего паспорта или поменялся загранпаспорт:
- нужно подать заявление по форме Р13014 с приложением перевода и нотариального заверения;
- в ЕГРЮЛ отражаются новые данные документа, удостоверяющего личность;
- если меняется миграционная карта, обновляется также УВМ МВД и ФНС (форма за 3 дня)․
Чек-лист: кого уведомить за 1 раз
Ниже сводная таблица, чтобы не забыть ни одну инстанцию․
| Категория | Госорган | Срок | Форма / канал |
|---|---|---|---|
| Обычный сотрудник | — | 5 дней | внутренние документы |
| Директор/учредитель ООО | ИФНС | 3 дня | Р13014 онлайн или лично |
| ИП | ИФНС | 3 дня | 24001 онлайн |
| Смена ФИО любого лица | СФР | 3 дня | АДВ-2 |
| Иностранный директор | ИФНС + УВМ | 3 дня | Р13014 + уведомление УВМ |
| Банк | — | 10 дней | копия паспорта + лист записи ЕГРЮЛ |
Частые ошибки и как их избежать
- Промедление более 3 рабочих дней – грозит отказом в регистрации и штрафом 5000 ₽․ Решение: создайте напоминание в календаре на день выдачи паспорта․
- Отсутствие КЭП – без квалифицированной подписи нельзя подать онлайн․ Решение: закажите токен заранее или через 1С-ИТС․
- Неверная форма заявления – ФНС примет только актуальный формат Р13014/24001․ Убедитесь, что используете версию 2025 года․
- Забыли банк – счёт могут заморозить до предоставления новых реквизитов․ Отправьте пакет документов в банк сразу после получения листа записи․
Обычному сотруднику достаточно обновить внутренние документы компании в течение 5 рабочих дней․
Руководителю, учредителю или ИП необходимо уведомить ИФНС по форме Р13014 или 24001 в течение 3 дней, а затем – банк и контрагентов․
При смене ФИО любого сотрудника обязательно отправляйте форму АДВ-2 в СФР․
Соблюдайте сроки, используйте электронную подпись и заранее готовьте копии – тогда смена паспорта не превратится в череду штрафов и простоев․
Остались вопросы? Пишите в комментарии – разберём ваш кейс!