Обязан ли налоговый агент (работодатель) уведомлять сотрудника о начисленных налогах?
Да, обязан. Согласно статье 230 НК РФ и Письму ФНС России от № БС-4-11/13679@, работодатель, выступающий в роли налогового агента, обязан ежемесячно не позднее последнего числа месяца сообщать работнику:
- размер начисленного дохода;
- удержанный НДФЛ;
- сумму налоговых вычетов (если предоставлены).
В каком виде предоставляется уведомление?
- Электронный вид. Чаще всего, через личный кабинет специализированной системы (например, 1С-Отчетность, Контур.Эльба, «Мой бухгалтер») или через электронную почту, если это прописано во внутренних локальных актах.
- Письменный вид. Распечатанная «Справка о доходах и удержанных налогах» в свободной форме или стандартный бланк, который выдается при запросе сотрудника.
- Бухгалтерская ведомость. Если в компании действует внутренний приказ о ежемесячном информировании через бухгалтерскую ведомость, то она тоже считается допустимым документом.
Какой предусмотрен штраф за непредоставление (или несвоевременное предоставление) уведомления?
| Нарушение | Норма НК РФ | Штраф | Дополнительные последствия |
|---|---|---|---|
| Не сообщили работнику о начисленном доходе и НДФЛ | ст. 126 НК РФ (п. 3.1) | 200 рублей за каждый месяц просрочки на одного сотрудника | • Возможна выездная налоговая проверка • Риск претензий со стороны трудовой инспекции (ст. 5.27 КоАП РФ) |
| Не предоставили пояснения ФНС или отказались от предоставления справок | ст. 126 НК РФ (п. 1) | 1 000 рублей за каждый документ/сведения |
Важно: суммы не суммируются. Налоговая выбирает наибольшее взыскание, но практика показывает, что чаще применяется именно 200 руб./мес.
Что считается «днем уведомления»?
- Если справка передана в руки — дата подписи «Получил».
- Если отправлена по электронной почте — дата отправки письма (с контрольным сроком доставки не позднее последнего числа месяца).
- Если опубликована в личном кабинете — дата размещения. При этом работник должен иметь возможность получить доступ к кабинету.
Пример расчёта штрафа
Ситуация: Компания забыла выдать уведомления 25 сотрудникам за январь и февраль 2026 года.
200 руб. × 25 человек × 2 месяца = 10 000 рублей.
Как избежать штрафа?
- Автоматизация. Настроить в бухгалтерской программе автоматическую рассылку формы по электронной почте или размещение в личном кабинете.
- Внутренний регламент. Утвердить приказ «О порядке информирования работников о начисленных доходах и налогах».
- Реестр выдачи. Вести журнал подписей «Получил уведомление», где сотрудник расписывается ежемесячно.
- Электронная подпись. Использовать усиленную квалифицированную подпись в корпоративном почтовом клиенте для подтверждения факта отправки.
Что делать, если штраф уже выписан?
- Проверьте правильность реквизитов постановления. С 25 февраля 2026 года у постановлений в системе ГИБДД появился уникальный УИН, по которому можно проверить фото нарушения на сайте штрафы-гибдд.рф.
- Документально подтвердите факт уведомления. Сохраните:
- скриншоты почты с датой отправки,
- распечатку ведомости с подписями,
- логи из 1С или Контур.Эльба.
- Подайте возражения. В течение 10 дней после получения постановления подайте в ИФНС возражения (форма № 4-1-5) с приложением копий доказательств.
- Снижение штрафа. Если это первое нарушение, укажите в возражениях смягчающие обстоятельства (своевременную уплату НДФЛ, отсутствие ущерба бюджету); Чаще всего штраф снижается вдвое.
Штраф за непредоставление уведомления о начисленных налогах составляет 200 рублей за каждый месяц на каждого сотрудника;
Чтобы избежать санкций, достаточно ежемесячно отправлять работникам электронные справки или выдавать распечатки, фиксируя факт получения.
При выявлении нарушения быстро соберите доказательства и подайте возражения — в большинстве случаев штраф либо отменяют, либо уменьшают вдвое.