Согласно Федеральному закону № 77‑ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями от 3 июля 2016 г. № 278‑ФЗ) каждое печатное издание, выпускаемое в России, подлежит передаче в обязательное хранение. Основным получателем этих экземпляров является Российская книжная палата (РКП) – филиал Информационного телеграфного агентства России (ИТАР‑ТАСС). Ниже подробно рассматривается, какое количество экземпляров необходимо передавать, какие типы изданий подпадают под требования и как правильно оформить их доставку.

Правовая база

• ФЗ‑77 «Об обязательном экземпляре документов» (вступил в силу 1 января 2017 г.)
• Поправка от 3 июля 2016 г. № 278‑ФЗ, расширяющая перечень электронных обязательных экземпляров.
• Приказы Министерства культуры РФ и постановления Роскомнадзора, уточняющие количество копий и порядок их передачи.

Все эти нормативные акты определяют что считается обязательным экземпляром, сколько копий должно быть передано и какие организации принимают их в хранение.

Что считается обязательным экземпляром?

Обязательный экземпляр – это один или несколько экземпляров тиражируемого документа (книга, брошюра, журнал, продолжающееся издание, карта, атлас, географическое издание, а также их электронные версии), которые безвозмездно передаются в указанные государственные организации в количестве, установленном законом.

Количественные требования к обязательным экземплярам

3.1 Печатные издания (книги, брошюры, журналы, продолжающиеся издания)

Для печатных изданий на русском языке закон предписывает передачу 16 обязательных экземпляров. Эти экземпляры распределяются следующим образом:

1. Российская книжная палата – филиал ИТАР‑ТАСС (1 экземпляр).
2. Национальная библиотека России (1 экземпляр).
3. Библиотеки субъектов РФ (по 1 экземпляру в каждый из 15 библиотек, определённых правительством).
4. Крупные научные и учебные библиотеки (по согласованию).
5. Оставшиеся экземпляры могут быть переданы в региональные книжные палаты и специализированные хранилища.

3;2 Электронные обязательные экземпляры

С 2017 года в перечень обязательных экземпляров включены один электронный оригинал‑макет (PDF, ePub или иной формат, согласованный с ИТАР‑ТАСС). Электронный экземпляр загружается через единое окно oek.rsl.ru и хранится в Национальном фондохранилище (НЭБ).

3.3 Издания на языках народов России

Для книг и брошюр, выпущенных на языках народов Российской Федерации, нормативные документы предусматривают 2 обязательных печатных экземпляра (один – в Российскую книжную палату, второй – в соответствующую национальную библиотеку).

Кому передаются обязательные экземпляры?

• Российская книжная палата – филиал ИТАР‑ТАСС (Москва) – главный получатель всех обязательных копий.
• Национальная библиотека России (Санкт‑Петербург).
• Региональные книжные палаты и крупные публичные библиотеки в субъектах РФ.
• Национальное фондохранилище (ЭБ) – хранитель электронных копий.

Порядок передачи обязательных экземпляров

5.1 Физическая доставка печатных экземпляров

1. Подготовка упаковки: каждый экземпляр упаковывается в отдельный картонный конверт, защищённый от влаги и механических повреждений.
2. Маркировка: на каждый конверт наносится штрих‑код, указание названия издания, номера ISBN, количества страниц, года издания и пометка «Обязательный экземпляр – 16 шт».
3. Составление накладной: в редактируемом формате (Word/Excel) указываються реквизиты издателя, сведения об издании и количество передаваемых копий. Накладную отправляют на e‑mail silaeva@ntass.ru (для журналов) и book@rbip.bookchamber.ru (для книг).
4. Транспортировка: доставка осуществляется курьерской службой с трек‑номером; в сопроводительных документах указывается, что отправка относится к обязательным экземплярам.
5. Подтверждение получения: после получения РКП подписывает акт приёма‑передачи, который возвращается издателю.

5.2 Электронная передача

1. Производитель формирует единственный оригинальный макет в формате PDF/A‑2 (разрешение не менее 300 dpi).
2. На сайте oek.rsl.ru регистрируется новый проект, заполняются метаданные (ISBN, авторы, аннотация, дата публикации).
3. Файл загружается в систему, после чего выдается подтверждающий номер (ОЭК‑ID).
4. Система автоматически передаёт файл в Национальное фондохранилище; издатель получает электронный акт приёма.

Сроки и график сдачи

• Обязательные экземпляры должны быть переданы в течение 30 календарных дней со дня первой даты официального выпуска печатного издания.
• Для электронных копий срок тот же – 30 дней с даты публикации в сети.
• При нарушении сроков предусмотрена штрафная ответственность (от 5 000 до 300 000 рублей в зависимости от объёма нарушения).

Ответственность за нарушение требований

Нарушение обязанностей по передаче обязательных экземпляров влечёт за собой:

1. Административный штраф для юридических лиц (см. ст. 7.2 ФЗ‑77).
2. Возможность приостановления лицензии на издание.
3. Уголовную ответственность в случае умышленного уклонения от закона (ст. 144.1 УК РФ).

Практические рекомендации издателям

• Планировать процесс сдачи обязательных экземпляров заранее, учитывая время на печать, упаковку и оформление накладных.
• Создать внутренний регламент, включающий ответственного за взаимодействие с ИТАР‑ТАСС.
• Использовать автоматизированные системы (ERP) для формирования накладных в требуемом формате.
• Проверять соответствие электронного макета требованиям PDF/A‑2 и наличию всех обязательных метаданных.
• Хранить копии актов приёма‑передачи в архиве не менее 5 лет.

В соответствии с действующим законодательством для каждой книги, выпускаемой в России, требуется передать 16 печатных обязательных экземпляров и один электронный оригинал‑макет. Все эти копии поступают в Российскую книжную палату – филиал ИТАР‑ТАСС, а электронный экземпляр – в Национальное фондохранилище. Соблюдение количества, сроков и правильного оформления документов гарантирует законность издания и его сохранность в национальном культурном наследии.

Дата составления статьи: . Информация взята из открытых источников правового и информационного характера.