Простой – это период‚ в течение которого работник не может выполнять свои трудовые обязанности по независящим от него причинам (например‚ из‑за стихийного бедствия‚ эпидемии‚ указа государственных органов‚ технической остановки производства и т.д.).
Согласно Трудовому кодексу РФ‚ работодатель обязан своевременно информировать персонал о предстоящем простое‚ а также оформить все необходимые документы.

Правовая база

Ниже перечислены основные нормативные акты‚ регламентирующие процесс уведомления о простое:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 81‚ 181‚ 242) – определяет понятие простоя‚ порядок его оплаты и обязанности работодателя.
• Приказ Минтруда РФ № 125н от – порядок оформления и уведомления о простом.
• Коллективный договор (если имеется) – может уточнять сроки и формы уведомления.

Ключевые требования к уведомлению

1. Своевременность. Уведомление должно быть направлено не менее чем за три дня до начала простоя‚ если иное не предусмотрено нормативными актами или коллективным договором.
2. Форма. Уведомление может быть:
   • в письменной форме (бумажный документ‚ подписанный руководителем);
   • в электронной форме (email‚ корпоративный портал‚ СЭД);
   • в виде официального приказа‚ размещённого в “Приказах и распоряжениях” предприятия.
3. Содержание. В документе обязательно должны быть указаны:
   • дата и номер приказа;
   • основание простоя (законодательный акт‚ указание органов власти и т.п.);
   • точные даты начала и окончания простоя;
   • информация о порядке оплаты (полный‚ частичный‚ без оплаты) и расчёте среднего заработка;
   • контактные данные лица‚ ответственного за разъяснение вопросов;
   • подпись руководителя и печать (при необходимости).

Шаги по подготовке и рассылке уведомления

Шаг 1. Сбор информации

Ответственный за подготовку уведомления (обычно HR‑менеджер или руководитель подразделения) собирает:

• документы‚ послужившие основанием простоя (приказ Минздрава‚ решение администрации и т.д.);
• список всех работников‚ подпадающих под действие простоя;
• данные для расчёта среднего заработка (для последующей выплаты простого).

Шаг 2. Подготовка текста приказа

Для удобства можно использовать готовый шаблон (см. ниже). Важно‚ чтобы в тексте не было двусмысленностей.

Шаг 3. Согласование

Если в организации действует коллективный договор‚ приказ согласовывается с представительным органом работников (профсоюзом) или советом директоров.

Шаг 4. Утверждение и подпись

После согласования документ подписывается руководителем (директором‚ генеральным директором) и ставится печать (если она требуется).

Шаг 5. Рассылка

Выбирается канал коммуникации:

• Электронная почта – отправка письма со вложенным приказом и подтверждением в системе контроля (например‚ Outlook с запросом подтверждения получения).
• Корпоративный портал – размещение приказа в разделе “Документы” и рассылка уведомления пользователям.
• Личный кабинет сотрудника – загрузка документа в личный кабинет (если такая система используется).
• Печатный вариант – вручную раздаётся в отделах‚ где нет доступа к электронным средствам.

Шаг 6. Регистрация и хранение

Копия приказа и подтверждения получения (скриншоты‚ подписи в бумажных листах) фиксируются в кадровой документации в течение пяти лет.

Пример уведомления (приказ)

Приказ № 27/2026
от г.

О вводе простоя в связи с профилактикой эпидемиологической обстановки

В соответствии с Приказом Минздрава России № 123‑н от г. 
о введении временных ограничений на работу предприятий в регионах с повышенным уровнем заболеваемости‚
приказываю:

Ввести простой для всех сотрудников Технопарка «Северный» с  г. по  г. включительно.
Оплата простого производится в размере 100 % среднего заработка за каждый день простоя согласно статье 81 ТК РФ.
Руководителям подразделений обеспечить контроль за выполнением данного приказа и предоставить бухгалтерии списки работников до  г..
По всем вопросам обращаться к Иванову С.С.‚ HR‑менеджер‚ телефон: +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: hr@company.ru.
Приказ вступает в силу со дня его подписания.

Подпись: ______________________ (Иванов И.И.)

Печать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Можно ли уведомить сотрудников устно?

Устное уведомление не считается официальным. Трудовое законодательство требует письменного (или электронного) подтверждения‚ которое может быть использовано в случае споров.

Вопрос 2. Что делать‚ если сотрудник не получил уведомление?

Необходимо зафиксировать факт повторной рассылки (например‚ отправить повторный email с запросом подтверждения получения) и сохранить подтверждения (квитанции‚ подписи). При необходимости – направить уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении.

Вопрос 3. Как рассчитать средний заработок для оплаты простого?

Средний заработок рассчитывается за расчётный период‚ предшествующий простому‚ согласно статье 81 ТК РФ. Обычно берут 12 календарных месяцев‚ предшествующих месяцу простоя‚ если иной период не установлен коллективным договором.

Вопрос 4. Нужно ли оформлять дополнительный документ о возврате излишне выплаченных отпускных при простое?

Да. Если в период простоя сотруднику были выплачены отпускные‚ а отпуск не был использован‚ необходимо оформить заявление работника о возврате средств в кассу или удержать сумму из последующей выплаты (с согласия работника). Это регулируется пунктом 3 статьи 181 ТК РФ.

Лучшие практики

• Автоматизировать процесс. Используйте HR‑систему (1С:Зарплата и Управление Персоналом‚ SAP HR‚ BambooHR) для генерации приказов и массовой рассылки.
• Контроль подтверждения. Внедрите обязательный запрос подтверждения получения (read receipt) в электронных письмах.
• Прозрачность. Публикуйте в закрытом разделе корпоративного портала FAQ и глоссарий терминов‚ связанных с простоями.
• Обучение руководителей. Проводите краткие инструктажи для линейных менеджеров о порядке информирования подчинённых.
• Документирование. Храните все версии приказов и подтверждения в одном месте – в электронном архиве с резервным копированием.

Уведомление сотрудников о простое – это обязательный процесс‚ который требует соблюдения сроков‚ правильного оформления документов и подтверждения получения. Следуя описанным выше шагам‚ вы сможете минимизировать риски юридических конфликтов‚ обеспечить прозрачность коммуникаций и правильно рассчитать выплаты сотрудникам.

Помните: своевременное и корректное информирование – залог доверия между работодателем и персоналом‚ а также соблюдения требований Трудового кодекса РФ.