Домовая книга – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о жильцах, их правах, истории дома, фотографии, интервью и другие важные данные. В последние годы в Атырауской, Костанайской и Северо‑Казахстанской областях домовладельцев просят посетить ЦОНы для обновления данных о квартирах. Чтобы процесс прошивки (цифровой «шитьи») проходил без задержек, необходимо знать все этапы создания и обновления такой книги.

Содержание

1. Что такое домовая книга и зачем её «прошивать»
2. Правовые основания и требования
3. Подготовительный этап: сбор материалов
4. Цифровая прошивка: сканирование и ввод данных
5. Выбор программного обеспечения
6. Загрузка в государственные системы (ЦОН, ЕГРН)
7. Печать и оформление бумажного варианта
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое домовая книга и зачем её «прошивать»

Традиционно домовая книга представляла собой бумажный журнал, в котором фиксировались:

• ФИО собственников и арендаторов;
• Площадь и планировку помещений;
• История перепланировок, ремонтов и иных изменений;
• Фотографии фасада, подъездов, общих помещений;
• Интервью и личные истории жильцов (ценный социокультурный материал).

«Прошивка» домовой книги – это процесс оцифровки всех этих данных, их структурирования и загрузки в официальные электронные реестры (ЕГРН, базу данных ЦОН). Это необходимо для:

• Соблюдения требований законодательства;
• Упрощения доступа к информации для органов власти и жильцов;
• Сокращения риска потери данных при стихийных бедствиях;
• Создания «летописи дома», которая будет полезна будущим поколениям.

Правовые основания и требования

Согласно Закону Республики Казахстан «О государственной регистрации недвижимости» (от г.) и последующим приказам Министерства юстиции, каждый жилой дом, построенный после 2015 года, обязан иметь электронную домовую книгу. Основные требования:

• Содержание полной и достоверной информации о всех жильцах;
• Регулярное (не реже одного раза в 3 года) обновление данных;
• Наличие подтверждающих документов (договоры аренды, свидетельства о праве собственности, акты приёма‑передачи и пр.).

Для выполнения этих требований необходимо обратиться в ближайший Центр обслуживания населения (ЦОН) с оригиналами документов и цифровыми копиями.

Подготовительный этап: сбор материалов

Перед тем как приступить к цифровой прошивке, соберите весь необходимый пакет документов и материалов:

1. Документы на собственность: свидетельства, договоры купли‑продажи, аренды.
2. Техническая документация: планы этажей, акты ввода в эксплуатацию, разрешения на перепланировку.
3. Фотографии: фасад, входные группы, общие помещения, отдельные квартиры (по желанию).
4. Интервью и истории: короткие тексты от жильцов, которые можно добавить в цифровой архив.
5. Контактные данные: телефон, e‑mail, адрес электронной почты ответственного за книгу.

Все бумажные документы следует отсканировать в формате PDF (разрешение не менее 300 dpi) и сохранить в отдельные папки по типу.

Цифровая прошивка: сканирование и ввод данных

Этап «прошивки» делится на два подпроцесса: сканирование и ввод/структурирование.

4.1 Сканирование

• Используйте сканер формата A4 или многопольный (A3, если есть крупные планы).
• Сохраняйте файлы в PDF/A – архивный формат, поддерживаемый государственными системами.
• Для фотографий – формат JPEG с качеством 85 % (не более 2 МБ на фото).
• Назначайте файлам осмысленные имена: 01_Свидетельство_Собственности.pdf, 02_План_Этажей.pdf, Фото_Фасад_01.jpg и т.д.

4.2 Ввод данных в шаблон домовой книги

Большинство муниципалитетов предоставляют шаблон в формате Excel/Word или онлайн‑форму. Заполняйте его последовательно:

1. Общие сведения о доме (адрес, год постройки, количество этажей).
2. Перечень квартир с указанием площади, числа комнат, ФИО владельцев.
3. Сведения о юридических правах (право собственности, аренда, совместное владение).
4. Ссылки на цифровые документы (вставьте гиперссылки на PDF‑файлы).
5. Раздел «История дома»: даты ввода в эксплуатацию, крупные ремонты, перепланировки.
6. Раздел «Личности»: короткие интервью (не более ) с указанием даты и ФИО.

Выбор программного обеспечения

Для удобной работы рекомендуется использовать одно из следующих решений:

• Microsoft Excel + OneDrive – простой вариант, подходит для небольших домов (до 20 квартир).
• Google Таблицы – совместный доступ, автоматическое резервное копирование.
• OpenKM (open‑source система управления документами) – если требуется более сложный контроль версий.
• Электронная домовая книга от Министерства юстиции – официальное веб‑приложение, поддерживает импорт из CSV;

Важно, чтобы выбранная система поддерживала:

• Экспорт в ;pdf и .xlsx;
• Хранение метаданных (дата создания, автор, подписи);
• Контроль доступа (только уполномоченные лица могут редактировать).

Загрузка в государственные системы (ЦОН, ЕГРН)

После завершения цифровой книги выполните следующие действия:

1. Авторизуйтесь на портале eGov.kz с помощью ЕСИА.
2. Перейдите в раздел «Регистрация недвижимости» → «Домовая книга».
3. Нажмите кнопку «Добавить новый документ» и загрузите подготовленный файл (PDF или ZIP‑архив).
4. Заполните форму «Метаданные»: название дома, адрес, ФИО ответственного лица.
5. Приложите сканированные копии документов о праве собственности (обязательно).
6. Отправьте запрос на проверку. Система автоматически проверит формат и наличие обязательных полей.
7. После подтверждения (обычно в течение 3‑5 рабочих дней) получите квитанцию о регистрации и ссылку на электронную копию.

Если в процессе проверки возникнут замечания, их следует исправить и повторно загрузить документ.

Печать и оформление бумажного варианта

Хотя закон допускает полностью электронный вариант, многие домовладельцы предпочитают иметь и бумажную копию.

1. Сохраните финальную версию книги в PDF/A.
2. Закажите печать в типографии: формат А5, 80 g/m², черно‑белый текст, цветные фотографии.
3. Для долговечности используйте обложку из пластика или кожзаменителя и кольцевой переплет.
4. Прикрепите к каждой странице QR‑код, ведущий к онлайн‑версии книги (это упрощает обновление).

Часто задаваемые вопросы

8.1 Нужно ли каждый раз посещать ЦОН для обновления домовой книги?

Нет. После первой регистрации достаточно онлайн‑обновления через портал eGov. Физическое посещение требуется только в случае изменения прав собственности (например, продажа квартиры).

8.2 Как часто следует обновлять фотографии и интервью?

Рекомендуется проводить обновление раз в три года или при значительных изменениях (ремонт фасада, изменение состава жильцов).

8.3 Можно ли использовать мобильный телефон для сканирования?

Да, при условии, что полученные файлы соответствуют требованиям (PDF/A, разрешение ≥300 dpi). Для лучшего качества рекомендуется использовать специальные приложения (CamScanner, Adobe Scan).

8.4 Что делать, если в доме есть несколько собственников?

Каждому собственнику необходимо предоставить копию паспорта и документ, подтверждающий право (договор, свидетельство). В электронную книгу вносятся все их данные, а в поле «Тип владения» указывается «совместное».

8.5 Как обеспечить безопасность персональных данных?

Храните электронную книгу в системе с двухфакторной аутентификацией, ограничьте доступ только доверенным лицам и регулярно делайте резервные копии на внешний носитель.

Прошивка домовой книги – это комплексный процесс, включающий сбор документов, их оцифровку, структурирование и загрузку в официальные реестры. При правильной организации работы вы получаете:

• Соответствие законодательным требованиям;
• Удобный доступ к информации для всех заинтересованных сторон;
• Защиту данных от потери и повреждения;
• Создание уникальной «летописи дома», сохраняющей культурное наследие вашего жилищного комплекса.

Следуя приведённому выше пошаговому плану, вы сможете быстро и без ошибок «прошить» домовую книгу, а также поддерживать её в актуальном состоянии.

Помните: своевременное обновление данных в ЦОН и ЕГРН – залог юридической чистоты и комфортного проживания всех жильцов.