Расходный кассовый ордер (РКО) — это первичный бухгалтерский документ, который оформляет выдачу денежных средств из кассы организации. При выплате зарплаты наличными РКО оформляется на общую сумму, указанную в платежной или расчетно-платежной ведомости. Ниже приведён пошаговый алгоритм и пример заполнения.
Зачем нужен РКО при выплате зарплаты
- Фиксирует факт выдачи наличных из кассы;
- Служит основанием для записи в кассовую книгу;
- Является подтверждением расхода для налогового и бухгалтерского учёта;
- Связывает выплату зарплаты с платежной (Т-53) или расчетно-платежной (Т-49) ведомостью.
Документы, которые используют вместе с РКО
2.1 Платежная ведомость (форма Т-53)
Применяется, когда зарплата уже рассчитана в отдельной расчетной ведомости Т-51. В Т-53 указывают только фамилии, суммы к выдаче и подписи получателей.
2.2 Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49)
Объединяет расчёт и выплату: в одном документе отражают начисления, удержания и суммы к выдаче. В этом случае Т-51 и Т-53 не заполняются.
Пошаговое заполнение РКО на зарплату
Шаг 1. Заголовок (верхняя часть формы)
- Организация: полное или сокращённое наименование;
- ИНН, ОКПО: указываются при наличии;
- Номер и дата: присваиваются в хронологическом порядке (дата = день фактической выдачи денег);
- Структурное подразделение: заполняется, если в организации ведётся аналитический учёт по подразделениям.
Шаг 2. Таблица корреспонденции счетов
| Дебет | Кредит | Сумма |
|---|---|---|
| 70 | 50 | 125 000,00 |
Здесь счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» дебетуется, а счёт 50 «Касса» кредитуется.
Шаг 3. Основание и приложение
- Основание: «Выплата заработной платы за апрель 2026 г. по платежной ведомости № 15 от »;
- Приложение: «Платежная ведомость в 1 экз.».
Шаг 4. Подписи ответственных лиц
| Руководитель организации | _________________ (подпись / Ф.И.О.) |
| Главный бухгалтер | _________________ (подпись / Ф.И.О.) |
| Кассир | _________________ (подпись / Ф.И.О.) |
Шаг 5. Заполнение получателем
Каждый сотрудник после получения денег расписывается в ведомости, а на бланке РКО кассир указывает:
- Ф.И.О. получателя;
- Серия и номер паспорта;
- Кем и когда выдан паспорт;
- Сумму прописью и цифрами;
- Дату и личную подпись.
Пример готового РКО
----------------------------------------------------------------- Унифицированная форма № KO-2 РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР № 47 от «19» апреля 2026 г. Организация: ООО «МирТехно» ИНН 7705123456 ОКПО 98765431 Структурное подразделение: Центральный офис Корреспонденция счетов ----------------------------------------- Дебет | Кредит | Сумма, руб. 70 | 50 | 125 000,00 ----------------------------------------- Выдать: Заработная плата за апрель 2026 г. Основание: Платежная ведомость № 15 от Приложение: Платежная ведомость № 15 в 1 экз. Руководитель ____________ Иванов А;А. Главный бухгалтер ________ Петрова Г.И. Кассир ___________________ Сидорова Л.Н. Получил: Сидоров Пётр Петрович Паспорт: 45 12 345678, выдан ОВД Московского р-на г. Москвы Сумма: Сто двадцать пять тысяч рублей 00 копеек -----------------------------------------------------------------
Нюансы и советы
- Кассовый лимит. Перед выплатой убедитесь, что в кассе достаточно наличных и не превышен установленный лимит.
- Срок выдачи. Зарплату нужно выдать не позднее 5 рабочих дней с момента получения наличных в банке.
- Индивидуальные предприниматели и МСП могут не оформлять РКО и не вести кассовую книгу, но ведомость Т-49 или Т-53 составлять обязаны.
- Хранение. РКО и ведомости хранятся 5 лет.
- Безнал. Если зарплата перечисляется на карты, достаточно расчётной ведомости Т-51; РКО и Т-49/Т-53 не нужны.
Следуя этим правилам, вы обеспечите корректное документальное оформление выплаты зарплаты наличными и избежите претензий со стороны контролирующих органов.