Почему компания обязана уведомлять сотрудников о перераспределении обязанностей

Суть ситуации. Работодатель планирует исключить из штатного расписания должность «Специалист по персоналу» и ввести новую — «Специалист по персоналу и охране труда». Это изменение затрагивает:

• структуру кадровой службы;
• количество ставок;
• круг обязанностей существующих сотрудников;
• возможно, условия оплаты труда.

Любое подобное решение должно быть оформлено официально и с соблюдением трудового законодательства РФ. Сегодня, 19 апреля 2026 г., мы разберёмся, как грамотно уведомить работников и избежать судебных споров.

Какие нормы регулируют уведомление о пересмотре штатного расписания

Основные статьи Трудового кодекса РФ:

1. ст. 74 ТК РФ — порядок изменения определённых сторонами условий труда по инициативе работодателя;
2. ст. 68, 69 ТК РФ — правила уведомления работников не менее чем за 2 месяца при существенных изменениях;
3. ст. 57 ТК РФ — требования к трудовому договору: должность, функции, оплата;
4. ст. 191.1 ТК РФ (в редакции 2024 г.) — обязанность работодателя размещать информацию о внутренних локальных актах в электронной системе «Work-Russia» (ЕГИС).

Этапы уведомления работников о новой должности

Подготовительный этап

• Приказ № 1-К «О внесении изменений в штатное расписание» (утверждается не позднее чем за 60 календарных дней до ввода новой должности).
• Локальный нормативный акт (ЛНА) «Положение о кадровой службе и охране труда» (обязательно согласовать с профсоюзом или выборным органом работников в течение 5 рабочих дней).
• Публикация внутреннего документа в ЕГИС (раздел «Локальные акты»).

Индивидуальное уведомление работников

Форма уведомления (образец 2026 г.):

УВЕДОМЛЕНИЕ № ___
о предстоящем изменении определённых сторонами условий труда
г. Москва 

Уважаем(ая) __________________________!
В соответствии с приказом руководителя ООО «Пример» № 1-К от , в штатное расписание вводится должность «Специалист по персоналу и охране труда», исключается должность «Специалист по персоналу».
Изменения затрагивают:
- трудовую функцию (добавление обязанностей по охране труда);
- размер оплаты труда (увеличение оклада на 15 %);
- режим труда (сохраняется пятидневка с 09:00 до 18:00).
Согласие/несогласие просим сообщить в письменной форме не позднее .

Куда вручить:

• Лично под роспись в журнале регистрации уведомлений;
• Через электронную подпись в системе «Work-Russia»;
• Заказное письмо с уведомлением о вручении (если сотрудник отсутствует).

Дополнительные меры для защиты прав сотрудников

1. Консультации HR-службы — в течение 10 дней после уведомления.
2. Обучение/переподготовка по охране труда (курсы 40 акад. часов, сертификат № ОТ-26/2026).
3. Предложение альтернативных вакансий (ст. 74 ч. 3 ТК РФ) — в т.ч. удалённая работа или иной график.
4. Фиксация отказа, если работник не согласен, оформляется акт отказа и составляется протокол № 2 совместной комиссии работодателя и профсоюза.

Что делать, если работник отказывается подписать уведомление

Алгоритм:

• Составить акт о невозможности вручения (присутствуют 2 свидетеля).
• Отправить уведомление на электронную почту и заказное письмо.
• Через 60 дней оформить увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением условий труда).

Шаблон приказа об изменении штатного расписания

ПРИКАЗ
О внесении изменений в штатное расписание


г. Москва 17 апреля 2026 г. № 1-К


В соответствии с п. 2 ст. 74 ТК РФ, постановлением Правления ООО «Пример» № 15/26 от ,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Исключить из штатного расписания должность «Специалист по персоналу» (код 253) в количестве 1 ставка.
Ввести должность «Специалист по персоналу и охране труда» (код 253/312) в количестве 1 ставка с месячным окладом 95 000 руб.
Утвердить новое штатное расписание (Приложение № 1) с .
Контроль исполнения возложить на директора по персоналу Иванову М.А.


Директор __________/Петров И.И./

Чек-лист для HR-специалиста

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли обойтись без уведомления, если сотрудник уже выполняет функции по охране труда?

Ответ: Нет. Даже если функции фактически расширились, формальное изменение штатного расписания требует соблюдения процедуры уведомления и согласования.

Вопрос 2: Как быть с совместителями?

Ответ: Совместителей уведомляют отдельно, но сроки те же — 60 дней. Если должность упраздняется, им предлагается расторгнуть договор или перевести на новую ставку.

Вопрос 3: Какие штрафы за нарушение?

Ответ: По ст. 5.27 КоАП РФ штрафы составляют:

• должностное лицо — 5 000–10 000 ₽;
• юрлицо — 50 000–100 000 ₽;
• повторное нарушение — дисквалификация на 1–3 года.

1. Начинайте подготовку минимум за 70 дней до ввода новой должности.
2. Документируйте каждый шаг (журнал регистрации, акты, электронные подписи).
3. Используйте электронную систему «Work-Russia» для публикации ЛНА и контроля сроков.
4. Консультируйтесь с кадровым юристом при возникновении спорных моментов.

Контакты для консультаций:

• горячая линия Минтруда РФ: 8-800-700-8-700;
• электронная приёмная Роструда: онлайнинспекция.рф.

Дата актуальности статьи: 22:43.