Вопрос: «Инвентарная карточка учета основных средств заполняется в скольких экземплярах?» — один из самых часто задаваемых бухгалтерам и кадровым специалистам. Ниже приведён самый актуальный на 20 апреля 2026 года разбор: что говорят действующие нормативы, как поступают на практике и какие риски возникают при неверном количестве экземпляров.

Оглавление

1. Что говорит законодательство РФ на 2026 год
2. Стандартный форма ОС-6 (и ОС-6а, ОС-6б)
3. Практика заполнения: сколько экземпляров действительно нужно
4. Риски при несоблюдении количества экземпляров
5. Чек-лист: как не ошибиться в 2026 году

Что говорит законодательство РФ на 2026 год

Основные нормативы

• Приказ Минфина России № 15н от — последняя редакция формы ОС-6/ОС-6а/ОС-6б.
• Письмо Минфина № 02-06-07/50383 от — разъяснение по ЭДО (электронному документообороту).
• Федеральный закон № 402-ФЗ — требования к первичным учётным документам.

Главное правило

Все три приказа опираются на универсальный принцип: «первичный документ должен быть в единственном экземпляре, если иное не установлено организацией». Однако в отношении инвентарной карточки сугубая практика показывает, что «единственным» считать нельзя: нужен как минимум второй экземпляр для передачи в архив.

Стандартная форма ОС-6

Три разновидности формы

Важное уточнение 2026 года

С 1 января 2026 г. форма ОС-6 утратила обязательный бумажный экземпляр для компаний, которые используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Однако материально-ответственное лицо всё равно должно получить бумажную копию для сверки фактического наличия имущества.

Практика заполнения: сколько экземпляров действительно нужно

Классическая схема (бумажный документооборот)

1. Первый экземпляр — в бухгалтерии (учёт основных средств).
2. Второй экземпляр — у материально-ответственного лица (цех, склад, отдел эксплуатации).
3. Третий экземпляр, копия в отдел капитального строительства (если строительство/модернизация).
4. Четвёртый экземпляр — копия в архиве (по требованию Росархива).

Электронная схема (КЭП + электронный учёт)

• Основной файл — в корпоративной системе ЭДО (1 файл с ЭЦП).
• Бумажный «чернетка», материально-ответственному на подпись и сверку (возвращается в бухгалтерию, затем уничтожается, если не требуется постоянное хранение).

Сводная таблица

Риски при несоблюдении количества экземпляров

• Штраф ГИТ: от 1 000 до 5 000 руб. на должностное лицо за отсутствие у материально-ответственного лица подтверждающего документа (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Штраф ФНС: от 10 000 руб. за нарушение порядка учёта ОС (ст. 120 НК РФ).
• Вопросы от аудиторов: при инвентаризации обязательно требуются подписи материально-ответственных лиц; если экземпляр у них отсутствует, акт инвентаризации могут не принять.

Чек-лист: как не ошибиться в 2026 году

✅ Действия пошагово:

1. Определить тип документооборота: бумага, КЭП или полностью электронный.
2. Утвердить локальный нормативный акт (приказ руководителя) о количестве экземпляров инвентарной карточки.
3. Если КЭП: убедиться, что материально-ответственное лицо имеет доступ к системе ЭДО или получает бумажную распечатку на подпись.
4. Если бумага: завести журнал учёта движения карточек (кто, когда, на какой срок выдал экземпляр).
5. Раз в год (обычно декабрь) проверить корреспонденцию экземпляров с данными инвентаризации.

Краткий ответ:
• 1 экземпляр — достаточно, если учёт полностью ведётся в сертифицированной ЭДО и материально-ответственный подтверждает наличие ОС в системе.
• 2 экземпляра — стандартный минимум для классической бумажной схемы: бухгалтерия + материально-ответственное лицо.
• 3–4 экземпляра — при необходимости передачи копий в капстроительство или архив;

Актуализируйте внутренние регламенты не позднее 1 июля 2026 года: с этого дня вступают в силу изменения в порядке ведения бухгалтерского учёта, связанные с переходом на цифровые активы.