ИНВ‑18 – унифицированная форма, предназначенная для документирования расхождений между результатами инвентаризации основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА) и данными бухгалтерского учёта․ Форма позволяет фиксировать излишки и недостачи, а также причины их возникновения, что являеться обязательным элементом внутреннего контроля и подготовки к налоговым проверкам․

Правовая основа

• Постановление Госкомстата РФ от № 88 (утверждающее форму ИНВ‑18)․
• ФСБУ 28/2023 – порядок проведения инвентаризации основных средств, вступивший в силу ․
• Федеральный закон № 402‑ФЗ от (об изменении форм первичных учетных документов) – с форма ИНВ‑18 перестала быть обязательной, но её использование остаётся рекомендованным․

Все нормативные акты доступны на официальных правовых порталах (например, Consultant․ru)․

Когда необходимо использовать ИНВ‑18

1. После завершения инвентаризации основных средств и/или нематериальных активов, если в результате выявлены расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учёта․
2. При подготовке к внешней (налоговой, аудиторской) проверке, когда требуется доказать, что расхождения учтены и обоснованы․
3. В случае, если в учётной политике организации предусмотрено применение унифицированных форм (в т․ч․ ИНВ‑18) для документирования инвентаризационных результатов․

Кто заполняет форму

Составление ИНВ‑18 осуществляют:

• Бухгалтер – проверяет соответствие данных бухгалтерского учёта результатам инвентаризации․
• Материально‑ответственное лицо (МОЛ) – подтверждает достоверность фактического наличия объектов․
• Инвентаризационная комиссия – при необходимости вносит пояснения к выявленным расхождениям․

Структура формы ИНВ‑18

Форма состоит из двух листов (страниц) и оформляется в двух экземплярах: один передаётся бухгалтерии, второй – материально‑ответственному лицу․

4․1 Шапка документа

4․2 Таблица с результатами

4․3 Подписи и заверения

В нижней части формы указываются:

• ФИО, должность и подпись бухгалтера․
• ФИО, должность и подпись материально‑ответственного лица․
• Дата заполнения․

Пошаговое заполнение ИНВ‑18

1. Подготовка․ Убедитесь, что у вас есть:
   • Акт(ы) инвентаризации (ИНВ‑1, ИНВ‑1а)․
   • Бухгалтерские регистры основных средств․
   • Приказ по форме ИНВ‑22, регламентирующий проведение инвентаризации․
2. Заполнение шапки․ Впишите реквизиты организации, номер и дату приказа, а также номер/дату ИНВ‑18․
3. Сбор данных по каждому объекту․ Для каждого ОС или НМА, где обнаружены расхождения, внесите сведения в таблицу:
   • Наименование и основные характеристики (модель, тип, назначение)․
   • Если объект арендован – укажите арендодателя и срок аренды․
   • Год выпуска/постройки/покупки․
   • Все идентификационные номера (инвентарный, заводской, паспортный)․
   • Количественные и стоимостные показатели излишков и недостач․
4. Обоснование расхождений․ В отдельном примечании (или в приложении) укажите причины возникновения недостач/излишков (ошибки ввода, списание, утеря, аренда и т․д․)․
5. Подписи․ Бухгалтер и МОЛ подписывают форму․ При необходимости подписи печати․
6. Сохранение․ Оформите два экземпляра: один – в бухгалтерию, второй – в подразделение, где находится МОЛ․

Как правильно оформить исправления

Если в процессе заполнения обнаружена ошибка, следует:

• Аккуратно зачеркнуть неверную запись одной линией․
• Над зачёркнутой записью написать правильный вариант․
• Подписать исправление обеих сторон (бухгалтер, МОЛ) и добавить пометку «Исправленному верить»․

Хранение формы

Согласно требованиям ФСБУ 28 и Налогового кодекса, сличительные ведомости (в т․ч․ ИНВ‑18) должны храниться минимум 5 лет со дня их составления․ Хранить их следует в архиве бухгалтерии, а электронные копии – в системе электронного документооборота с резервным копированием․

Где скачать бланк и образец

• Налог‑Налог․ru – бланк ИНВ‑18 (Word)
• Assistentus․ru – образец заполнения
• Consultant․ru – официальная форма (PDF)

Часто задаваемые вопросы

9․1 Обязательно ли использовать ИНВ‑18 после 2013 года?

Нет․ С форма перестала быть обязательной, но её применение остаётся рекомендованным․ Выбор формы фиксируется в учетной политике организации;

9․2 Можно ли оформлять ИНВ‑18 в электронном виде?

Да․ При условии, что подписи остаются «живыми» (в виде сканированных подписей, заверенных электронным сертификатом) и документ хранится в системе электронного документооборота, соответствующей требованиям ФЗ‑63 «Об электронной подписи»․

9․3 Что делать, если излишек превысил 10 % от балансовой стоимости?

Необходимо составить акт о причинах излишка, оформить бухгалтерскую проводку «1010 – Приход в результате инвентаризации» и, при необходимости, отразить в налоговой декларации․

Пример заполнения (сокращённый)

Подписи:

Бухгалтер: _______________________ /Иванов И․И․/ Дата: «__» __________ 2026 г․

Материально‑ответственное лицо: _______________________ /Петров П․П․/ Дата: «__» __________ 2026 г․

Сличительная ведомость ИНВ‑18 – удобный и проверенный инструмент для фиксирования расхождений, возникающих при инвентаризации основных средств и нематериальных активов․ При правильном оформлении документ обеспечивает:

• Прозрачность учета и контроль за движением активов․
• Подтверждение достоверности данных перед налоговыми и аудиторскими проверками․
• Возможность своевременно выявлять и устранять причины недостач и излишков․

Следуйте рекомендациям, описанным в этой статье, и ваша бухгалтерия будет соответствовать современным требованиям законодательства․

© 2026․ Все права защищены․