Дата актуализации: 19 апреля 2026 г., 08:23 (по московскому времени)

Государственная жилищная инспекция (далее — ГЖИ) является ключевым контрольно-надзорным органом, обеспечивающим сохранность жилищного фонда, защиту прав граждан и соблюдение требований законодательства в сфере ЖКХ. Эффективное делопроизводство в ГЖИ — основа оперативного реагирования на нарушения, прозрачности процессов и своевременного взаимодействия с заявителями. Ниже приведена пошаговая инструкция, объединяющая современные цифровые решения (в т.ч. внедрённые модули БАРС.Жилищный фонд и БАРС.Жилищный надзор) и классические принципы делопроизводства.

Нормативно-правовая база

• Жилищный кодекс РФ (гл. 15 «Государственный жилищный надзор»)
• Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан»
• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях…»
• Приказ Минстроя РФ № 155/пр «Об утверждении форм документов госжилинспекции» (ред. 2025 г.)
• ГОСТ 7.0.97-2016 «Делопроизводство и архивное дело»
• Региональные нормативные акты и административные регламенты субъекта РФ

Организация делопроизводства: ключевые этапы

Организационно-распорядительные документы

Каждая ГЖИ должна иметь:

1. Положение о делопроизводстве — локальный акт, определяющий порядок регистрации, учёта, хранения и передачи документов.
2. Штатное расписание должностей: инспектор-делопроизводитель, специалист по контролю, архивариус.
3. График документооборота (включая внутренние сроки прохождения документов и внешние — сроки ответа заявителям).

Регистрация входящей корреспонденции

Для регистрации используются:

• Журнал учёта входящих документов (электронный или бумажный);
• Штамп «ВХОДЯЩИЙ» с указанием:
  • даты и времени поступления;
  • регистрационного номера;
  • краткого содержания;
  • исполнителя и срока исполнения.
• Автоматизированная система БАРС создаёт электронную карточку документа и присваивает уникальный номер. Возможна двунаправленная синхронизация с электронной подписью (ЭП).

Классификация документов

Использование модулей БАРС в делопроизводстве

БАРС.Жилищный фонд и БАРС.Жилищный надзор — это федеральные модули, интегрированные с ГИС ЖКХ и Госуслугами. Они позволяют:

• Фиксировать техническое состояние объектов жилфонда (паспорта, дефектные ведомости, фото/видео).
• Оперативно формировать план проверок на основе риск-ориентированного подхода.
• Автоматически генерировать:
  • ходатайства в прокуратуру;
  • уведомления управляющим компаниям;
  • ответы заявителям (шаблоны встроены в БАРС).
• Вести электронный архив с возможностью быстрого поиска по реквизитам, адресам, ФИО.
• Контролировать сроки исполнения через push-уведомления и цветовую маркировку (красный, просрочено, жёлтый — 3 дня до срока, зелёный — в работе).

Пример жизненного цикла документа в БАРС

1. Поступление: гражданин подаёт обращение через Госуслуги → данные автоматически попадают в БАРС.Жилищный надзор.
2. Регистрация: система присваивает номер 26-04-19-00142, формирует электронную карточку.
3. Распределение: руководитель назначает инспектора (визуально на схеме зданий в модуле).
4. Проверка: инспектор выезжает на объект, фиксирует нарушение в мобильном приложении БАРС (фото + GPS-координаты).
5. Акт: автоматически формируется в формате PDF, подписывается ЭП и публикуется в личном кабинете заявителя в течение 1 рабочего дня;
6. Исполнение: после устранения нарушения УК загружает фото-отчёт, инспектор закрывает задание;
7. Архив: документ переводится в «Хранение» с меткой «Выполнено», доступен для выгрузки в ЕСИА/ГИС ЖКХ.

Порядок работы с обращениями граждан

Электронные обращения

• Госуслуги → раздел «ЖКХ». Автоматический приём через API БАРС.
• Электронная почта. Обязательное автоматическое подтверждение получения в течение 1 рабочего часа.

Устные обращения на личном приёме

Инспектор:

1. Оформляет служебную записку сразу после приёма.
2. Регистрирует в БАРС под номером вида У-26-0419-01.
3. Выдаёт заявителю талон-уведомление со сроком ответа (15–30 календарных дней).

Письменные обращения (Почта России)

После вскрытия конверта:

• сканируется первый лист;
• вносится в журнал «Вход. №»;
• оригинал направляется в дело, копия — в электронный архив.

Организация внутреннего документооборота

Служебные записки и внутренние поручения

Используется электронный маршрутный лист:

1. Автор →
2. Согласование (руководитель отдела) →
3. Контроль (юрист) →
4. Исполнение →
5. Архив.

Каждая стадия фиксируется в БАРС.Жилищный надзор с привязкой к конкретному объекту и сотруднику.

Секретно-конфиденциальные документы

• Хранятся в сейфе 1-й категории.
• Регистрируются в особом журнале, к которому доступ только у 2-х уполномоченных лиц.
• В электронной системе применяется маркировка «Конфиденциально» с ограничением прав.

Отчётность и контроль

• Форма 1-ЖКХ (ежеквартально) — свод по обращениям граждан.
• Форма 2-ЖКХ (ежемесячно) — количество проведённых проверок.
• Форма 3-ЖКХ (раз в год), финансовые санкции и взыскания.

Выгрузка из БАРС осуществляется в 2 клика: «Отчёты» → «Экспорт в XML для ГИС ЖКХ».

Внутренний аудит

Каждый квартал проводится выборочная проверка:

1. 10 % случайных дел.
2. Оценка сроков, качества скан-копий, корректности подписей.
3. Формирование акта инвентаризации.

Архивное хранение

Передача в архив

• Через 2 года после закрытия дела.
• Формируется опись дел (форма 1-Н).
• Оцифрованные копии остаются в БАРС, бумажные — в ГКУ «Госархив».

Уничтожение документов

Возможно только по экспертной комиссии, решению руководителя ГЖИ и с актом об уничтожении (форма 3-Н).

Практические советы и типовые ошибки

• Не забывайте: при регистрации обращения важно указать вид контроля (плановый, внеплановый, по обращению).
• Избегайте: двойной регистрации одного и того же документа в разных системах. Используйте уникальный GUID БАРС.
• Контролируйте: автоматическую выгрузку в ГИС ЖКХ — проверяйте корректность кодов ОКАТО/ОКТМО.
• Не пропускайте: ежедневное резервное копирование базы БАРС (по умолчанию в 02:00 ночи).

Глоссарий основных терминов

ГЖИ — государственная жилищная инспекция.
БАРС — бюджетно-аналитическая разработка системных решений.
ЭП — электронная подпись.
ЕСИА — единая система идентификации и аутентификации.
ГИС ЖКХ — государственная информационная система «Жилище и коммунальное хозяйство».

Полезные ссылки и контакты

• Портал ГИС ЖКХ
• Техподдержка БАРС
• Официальный сайт Минстроя РФ
• Единая справочная ГЖИ: ###-###-#### (круглосуточно)

© 2026, Государственная жилищная инспекция. При использовании материалов ссылка на источник обязательна.