Инкассационная (препроводительная) ведомость, это первичный учётный документ, который сопровождает денежную наличность при её инкассации из кассы организации в банк или между структурными подразделениями компании. Документ гарантирует сохранность денег в пути и позволяет точно зафиксировать сумму, переданную в инкассацию.
Назначение и правовое обоснование
Инкассационная ведомость оформляется на каждую сумку (пакет) с деньгами и является:
- основанием для списания денежной наличности из кассы предприятия;
- подтверждением поступления средств в банк;
- расчётным документом для службы инкассации.
Форма утверждена постановлением Госкомстата РФ от № 132, код по ОКУД 0402300.
Когда составляется
- Передача наличных в банк для зачисления на расчётный счёт.
- Инкассация выручки между филиалами и головным офисом.
- Инкассация денежной наличности на оплату поставщикам, заработной платы и т.д.
Обязательные реквизиты формы 0402300
Документ заполняется строго в двух экземплярах:
- Первый экземпляр передаётся в инкассацию вместе с деньгами.
- Второй экземпляр остаётся в организации-отправителе и служит основанием для кассового ордера КО-1.
Пошаговое заполнение препроводительной ведомости
Шаг 1. Шапка документа
• Наименование организации-отправителя,
• структурное подразделение (если есть),
• номер сумки (пакета),
• дата инкассации (в нашем примере — ).
Шаг 2. Табличная часть «Покупюрная разбивка»
| Номинал, руб. | Кол-во купюр/монет | Сумма, руб. |
|---|---|---|
| 5 000 | 10 | 50 000 |
| 2 000 | 25 | 50 000 |
| 100 | 50 | 5 000 |
| Монета 10 | 100 | 1 000 |
| 106 000 |
Шаг 3. Подписи
- Кассир — составитель документа и ответственное лицо за точность данных;
- Главный бухгалтер — подтверждает правильность суммы к инкассации;
- Представитель инкассации — принимает сумку и расписывается в получении;
- Сторож/водитель — при наличии собственной инкассации.
Практические советы по оформлению
Заполняйте ведомость черную ручку, никаких карандашей и корректировок.
Используйте Excel-шаблон (скачать тут), чтобы автоматически рассчитывать итоги и избегать арифметических ошибок.
Не скрепляйте купюры степлером; обязательно применяйте обязательные счётные оборотные резинки.
Нумеруйте сумки последовательно в рамках одного дня (например, № 1, № 2 и т.д.).
Скачать актуальные бланки 2026 года
- Пустой бланк препроводительной ведомости 0402300.xls
- Заполненный образец препроводительной ведомости к сумке.xls
- Мини-шаблон Excel с формулами для расчёта итогов.xlsm
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли использовать электронную подпись?
Нет: при физической передаче наличных препроводительная ведомость оформляется исключительно на бумаге.
Вопрос: Что делать, если обнаружена ошибка в сумме после подписи?
Документ аннулируется, составляется новый экземпляр с пометкой «Дубликат». Ошибочный экземпляр хранится вместе с новым.
Вопрос: Как долго хранить ведомости?
В соответствии с приказом Минкультуры РФ от № 558 — 5 лет после окончания отчётного года.