Землеустроительные дела содержат сведения, необходимые для управления земельными ресурсами, регистрации прав и обеспечения законности в сфере землеустройства. Их правильное хранение гарантирует юридическую значимость документов, их целостность и возможность использования в течение всего установленного срока.

Правовая основа

Содержание и порядок хранения землеустроительных дел регулируются рядом нормативных актов РФ, среди которых:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от ). Ст. 17‑18 устанавливают обязанность организаций обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. кадровых и землеустроительных, в течение сроков, определённых федеральными законами и нормативными правовыми актами.
• Федеральный закон № 218‑ФЗ (о государственной кадастровой деятельности). В нем прописаны требования к ведению реестровых дел, их переводу в электронный формат и срокам хранения.
• Постановление Правительства РФ № 146 от – регламентирует порядок и сроки хранения реестровых дел и книг учёта после их оцифровки.
• ГОСТ 7.0.82025 – методика экспертизы ценности документов, определяющая длительность их хранения.

Классификация землеустроительных дел

Для правильного архивирования документы делятся по нескольким признакам:

1. По содержанию:
   • Кадастровые дела (сведения о земельных участках, их границах, назначении).
   • Землеустроительные планы и карты.
   • Проектная и исполнительная документация по капитальному строительству.
   • Документы по регистрации прав и ограничений.
2. По сроку хранения:
   • Документы постоянного срока хранения (не ограничены по времени).
   • Документы долговременного срока (10‑15 лет и более).
   • Документы временного срока (до 5 лет).
3. По форме:
   • Бумажные (оригиналы, копии).
   • Электронные (сканы, электронные образы, метаданные).

Сроки хранения землеустроительных документов

Сроки определяются нормативными перечнями и экспертизой ценности. Ниже представлена типовая таблица сроков (может корректироваться в зависимости от конкретного вида документа).

Порядок организации хранения

Бумажный архив

• Подготовка описи. Каждый документ вносится в опись, где указываются: номер дела, наименование, дата создания, срок хранения, статус (активный/закрытый).
• Физическое размещение. Документы размещаются в специально оборудованных архивных помещениях с контролем микроклимата (температура + 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Маркировка и систематизация. Делятся на «дела постоянного», «дела долговременного» и «дела временного» срока хранения. Для каждого типа создаётся отдельный архивный ящик.
• Контроль доступа. Вход в архивные помещения ограничен, ведётся журнал доступа.

Электронный архив (оцифровка)

С 2022 года все реестровые дела переводятся в электронный формат. Основные этапы:

1. Сканирование оригиналов. Используется сканер с разрешением не менее 300 dpi, формат файлов – PDF/A‑2 (для долгосрочного хранения).
2. Создание метаданных. Для каждого электронного образа фиксируются: уникальный идентификатор, дата сканирования, ссылка на оригинал, срок хранения, права доступа;
3. Хранение в сертифицированных системах. Применяются решения, отвечающие требованиям ФСТЭК России (система резервного копирования, контроль целостности, электронная подпись).
4. Регистрация в реестре электронных документов. В соответствии с Постановлением № 146, все электронные образы вносятся в реестр, где указаны их статус (активный/архивный).
5. Обеспечение юридической значимости. Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью, что придаёт им юридическую силу.

Смешанный (гибридный) подход

Для некоторых организаций целесообразно сохранять оригиналы в бумажном виде (особенно если они требуют нотариального заверения) и одновременно хранить их электронные копии в архивной системе. При этом следует соблюдать принцип «один оригинал – одна электронная копия» и вести синхронные описи.

Перевод дел из активного в архивный статус

Согласно пункту 17 указанных нормативных актов, перевод осуществляется в три этапа:

1. Подготовка заключения о завершении дел. Включает протокол совещания, инвентаризационную опись и акт завершения.
2. Маркировка документов. На оригиналах ставятся отметки «Переведено в архив» с указанием даты и подписи ответственного лица.
3. Передача в архив. Дела передаются в структурное подразделение Росреестра (или в уполномоченный архив) не ранее чем через 1 год и не позже 3 лет после завершения, как указано в ФЗ 125‑ФЗ.

Особенности хранения отдельных видов землеустроительной документации

Кадастровые карты и планы

Эти документы относятся к долговременному сроку хранения (не менее 15 лет). Рекомендуется хранить их в виде:

• Оригинальных бумажных копий в климатически контролируемом архиве.
• Электронных образов с геопривязкой (GIS‑формат), что упрощает их дальнейшее использование в информационных системах.

Документы по государственной регистрации прав (правоустанавливающие документы)

Имеют постоянный срок хранения. Их уничтожение запрещено, за исключением случаев, когда документ аннулирован в порядке, установленном законом. Хранение должно осуществляться в двух независимых местах (основное и резервное копирование).

Проектно‑сметная документация

Согласно ФЗ 125‑ФЗ, проектная документация по капитальному строительству хранится 20 лет. При этом следует обеспечить:

• Разделение оригиналов и копий.
• Наличие электронных образов в формате PDF/A‑2.
• Регулярные проверки целостности (каждые 2‑3 года).

Контроль и аудит архивного хранилища

Для подтверждения соответствия требованиям законодательства организации обязаны проводить:

• Ежегодный аудит состояния архивных помещений и электронных систем.
• Проверку соответствия описи фактическому содержимому дел.
• Тестирование восстановления данных из резервных копий.
• Составление отчётов для контролирующих органов (Росреестр, Роскадастр, ФСФР).

Практические рекомендации

• Вести единую опись всех землеустроительных дел. В ней указываются: номер дела, тип документа, срок хранения, место хранения (бумажный/электронный), статус.
• Автоматизировать процесс оцифровки. Использовать программные решения, поддерживающие метаданные и электронную подпись.
• Обеспечить резервное копирование. Дублировать электронные образы на отдельном физическом носителе и в облачном хранилище, проверять доступность минимум раз в полугодие.
• Обучать персонал. Регулярные тренинги по работе с архивными системами и соблюдению требований ФЗ 125‑ФЗ.
• Следить за изменениями законодательства. На 2026 год в действии находятся поправки от , поэтому необходимо периодически обновлять внутренние регламенты.

Хранение землеустроительных дел – это сложный процесс, объединяющий правовые, технические и организационные аспекты. Соблюдение требований Федерального закона «Об архивном деле», Постановления Правительства № 146 и ГОСТ 7.0.82025 гарантирует юридическую значимость документов, их сохранность и возможность использования в течение всех установленных сроков. При правильной классификации, чётком планировании оцифровки и надёжном контроле доступа организации могут эффективно управлять своими архивами, минимизируя риски потери информации и нарушения нормативных требований.

Дата публикации: . Информация актуальна на 00:49:51.