Обязательный экземпляр (ОЭ) – это образец тиражированного документа, идентичный оригиналу,
который в соответствии с федеральным законодательством должен быть передан в определённые
государственные и публичные библиотеки. Система обязательного экземпляра (СОЭ) обеспечивает
комплектование полного национального библиотечно‑информационного фонда (НБИФ) России,
являющегося частью мирового культурного наследия.

Нормативно‑правовая база

Федеральные законы

• ФЗ № 78‑ФЗ от  г. «О библиотечном деле» (с изменениями, последняя редакция – ).
• ФЗ № 77‑ФЗ от  г. «Об обязательном экземпляре документов» (включает порядок сбора, распределения и использования ОЭ).
• Федеральный закон от  г. № 19‑ФЗ – вводит определение «экземпляр» в правовую терминологию.

ГОСТы и отраслевые стандарты

• ГОСТ Р 7.0.8‑2025 – система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу; определяет термины, используемые в формировании ОЭ.
• ГОСТ Р 7.0.93‑2015 – технология формирования библиотечного фонда.
• ГОСТ Р 7.0.49‑2007 – государственный рубрикатор научно‑технической информации.
• ГОСТ Р 7.0.8‑2013 – делопроизводство и архивное дело (правила учёта и хранения).

Цели и задачи системы обязательного экземпляра

Согласно постановлениям и законам, основные цели СОЭ включают:

1. Комплектование полного национального библиотечно‑информационного фонда документов Российской Федерации.
2. Сохранение культурного и исторического наследия в виде оригинальных образцов печатных и электронных изданий.
3. Обеспечение доступа исследователей, учёных и широкой публики к уникальным источникам информации.
4. Ведение государственной библиографической и статистической регистрации печатных изданий.
5. Поддержка развития системы государственной библиографии и национального фондохранилища.

Участники системы обязательного экземпляра

В процесс формирования и учёта ОЭ вовлечены различные организации:

• Российская книжная палата (РКП) – распределяет обязательные экземпляры печатных изданий.
• Федеральные библиотеки‑хранители (например, Российская государственная библиотека, Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина).
• Региональные и муниципальные публичные библиотеки, включённые в Перечень библиотечно‑информационных организаций.
• Министерство культуры РФ (координирует нормативную базу, издаёт приказы, например, Приказ № 1077 от ).
• Органы государственной статистики – осуществляют библиографический учёт и формируют статистику публикаций.

Порядок формирования и доставки обязательных экземпляров

Процесс регулируется Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов» и включает несколько этапов:

Сбор обязательного экземпляра

• Издатель обязан в течение 30 календарных дней после публикации передать оригинальный печатный (или электронный) экземпляр в указанные организации.
• Для электронных изданий используется Единое окно доставки ОЭ (сайт oek.rsl.ru), куда загружается оригинальный макет издания.

Государственная библиографическая регистрация

• Полученный экземпляр регистрируется в Едином государственном реестре печатных изданий (ЕГРПИ).
• Вводятся метаданные: ISBN, ОКР, количество страниц, дата публикации, авторы и др.

Учёт в национальном фондохранилище

• Экземпляр включается в Национальный фондохранилище отечественных изданий (НФОИ) и в Национальный библиотечно‑информационный фонд (НБИФ).
• Для электронных ОЭ создаётся цифровой объект с уникальным идентификатором (например, DOI или URN).

Доставка в конечные учреждения

• Физические экземпляры транспортируются в хранилища‑получатели (например, в Президентскую библиотеку).
• Электронные ОЭ передаются в виде файлов через защищённые каналы связи и сохраняются в цифровых репозиториях.

Контроль и отчётность

• Контроль за своевременной доставкой осуществляют федеральные и региональные органы культуры.
• Ежегодно публикуются отчёты о количестве полученных и учтённых ОЭ, их тематическом распределении и состоянии фондов.

Технология формирования библиотечного фонда

Стандарты ГОСТ Р 7.0.93‑2015 и ГОСТ Р 7.0.8‑2025 определяют последовательность действий при формировании фонда:

1. Идентификация издания (ISBN, ISSN, ОКР).
2. Создание библиографической записи в соответствии с ГОСТ 7.0.5‑2008 (библиографическое описание).
3. Присвоение уникального кода фонда (например, RF‑001‑2026‑001).
4. Физическое размещение (для печатных) или цифровое хранение (для электронных) с учётом требований к консервации.
5. Регулярное обновление метаданных и проведение инвентаризаций.

Электронный обязательный экземпляр и система «Единое окно»

Переход к цифровой форме ОЭ ускорил процесс доставки и позволил включать в фонд электронные
публикации, которые ранее не попадали в систему из‑за отсутствия физического носителя.
Основные особенности:

• Загружается один оригинальный макет (PDF/A, ePub, XML) на портал oek.rsl.ru.
• Система автоматически генерирует метаданные и присваивает уникальный идентификатор.
• Файлы хранятся в цифровом репозитории Российской государственной библиотеки с резервным копированием.
• Доступ к электронным ОЭ регулируется лицензиями и правами доступа (в т.ч. через системы e‑access).

Контроль, статистика и отчётность

Для обеспечения прозрачности и эффективности функционирования СОЭ применяются следующие механизмы:

• Ежегодный государственный библиографический отчёт, формируемый Минкультуры РФ;
• Статистический мониторинг количества изданий по тематикам, типам (печатные/электронные), регионам.
• Аудит соблюдения сроков доставки (30 дней) и полноты библиографических данных.
• Публичные онлайн‑каталоги, где пользователи могут проверять наличие ОЭ в фондах.

Проблемы и перспективы развития

Несмотря на наличие чёткой нормативной базы, система сталкивается с рядом вызовов:

• Недостаточная информированность издателей о новых требованиях к электронным ОЭ.
• Трудности интеграции различных цифровых репозиториев (разные форматы, метаданные).
• Необходимость усиления финансовой поддержки региональных библиотек для консервации и цифровизации.
• Проблемы правового характера в отношении авторского права на электронные версии ОЭ.

Перспективные направления развития:

1. Разработка единого моделя метаданных, совместимого с международными стандартами (MARC21, Dublin Core).
2. Внедрение автоматизированных систем контроля за сроками доставки и качеством данных.
3. Расширение цифрового доступа к ОЭ через открытые репозитории при соблюдении правовых ограничений.
4. Поддержка искусственного интеллекта для классификации и аннотирования новых изданий.

Формирование обязательного экземпляра документов – ключевой элемент национальной стратегии
сохранения культурного и научного наследия России. Сочетание чёткой законодательной базы
(законы № 77‑ФЗ, № 78‑ФЗ), современных ГОСТов и цифровых технологий (Единое окно доставки)
позволяет постепенно переходить от традиционного бумажного учёта к полностью
интегрированной цифровой системе. Для дальнейшего успеха необходимо усилить информирование
издателей, обеспечить техническую совместимость репозиториев и решить вопросы
авторского права в цифровой среде.

Составлено на основе открытых источников (законы РФ, ГОСТы, материалы лекций НОУ Интуит, информация от Российского книжного рынка) от  г.