Если вы заключаете договор с физическим лицом — будь то договор аренды автомобиля, оказания услуг, купли-продажи или подряда, закон требует составить его минимум в двух экземплярах. Однако иногда требуется и больше. Разберёмся, сколько экземпляров нужно в каждом конкретном случае, зачем это важно и как правильно оформить.
Почему столько экземпляров?
- Две стороны = два подлинника.
Каждая сторона сделки (вы и физическое лицо) должны иметь свой неподдельный документ. Это минимум, прямо прописанный в ст. 434 ГК РФ. - Дополнительные копии.
Если в сделке участвуют:- нотариус — он оставляет третий экземпляр в своём реестре;
- банк (ипотека, автокредит) — банк получает свою копию;
- Росреестр (переход права собственности) — подаётся еще один подлинник.
- Оптимальный «запас».
На практике юристы рекомендуют готовить 3–4 экземпляра «на всякий случай» для предъявления в суд, налоговую или страховую компанию.
Как оформить экземпляры правильно
Подлинники, а не ксерокопии
Каждый экземпляр должен быть равнозначным подлинником: идентичный текст, одинаковые реквизиты, оригинальные подписи сторон. Ниже на каждом листе ставится пометка «Подлинник».
Скрепление и пронумерация страниц
- Листы скрепляются степлёром или прошиваются.
- На последней странице ставится надпись: «Договор состоит из _ страниц, _ экземпляров».
- Каждая страница подписывается обеими сторонами внизу.
Нотариальное удостоверение (если требуется)
Для договоров аренды транспортных средств на срок от 1 года нотариальная форма не обязательна, но может быть выбрана сторонами. Тогда нотариус:
- заверяет каждый экземпляр;
- делает третий подлинник для своего архива;
- выдаёт сторонам по экземпляру с отметкой о регистрации.
Специфика для самозанятых и ИП на НПД
Индивидуальный предприниматель, применяющий налог на профессиональный доход (НПД) и одновременно выступающий как физическое лицо-самозанятый, может заключать договоры:
- в статусе ИП, тогда договор подписывает «ИП Иванов И. И.»;
- в статусе самозанятого — договор подписывает «Иванов И. И. (самозанятый)»;
В обоих случаях экземпляров должно быть не менее двух. Если аренда автомобиля заключена ИП на НПД, дополнительный экземпляр может понадобиться для банка-лизингодателя или страховой компании.
Что делать, если экземпляр потерян
- Дубликат.
Стороны могут заверить дубликат с текстом «Дубликат взамен утраченного экземпляра от г.». - Судебное подтверждение.
Если спорить о содержании договора придётся в суде, отсутствие подлинника затруднит доказывание. Поэтому советуем хранить сканы и резервные копии.
| Вид сделки | Стандартное кол-во экземпляров | Особые случаи |
|---|---|---|
| Обычный договор купли-продажи между физлицами | 2 | +1 при нотариальном удостоверении |
| Договор аренды автомобиля на срок до 1 года | 2 | +1 для страховой компании |
| Договор аренды от 1 года | 2–3 | +1 нотариусу, если стороны выберут нотариальную форму |
| Договор между ИП на НПД и физлицом | 2 | +1 для банка/лизингодателя |
Практический чек-лист перед подписанием
- ☐ Проверьте, что в договоре указан точный адрес и реквизиты каждой стороны.
- ☐ Распечатайте не менее 2 равнозначных подлинников.
- ☐ Пронумеруйте и подпишите каждую страницу.
- ☐ Поставьте дату и время (например, , 21:48 MSK).
- ☐ Внесите в текст фразу: «Договор составлен в 2 (двух) подлинных экземплярах, имеющих равную юридическую силу».
- ☐ Если требуется нотариус, заранее запишитесь и уточните, сколько экземпляров нужно заранее подготовить.
Ответы на частые вопросы
Вопрос: Можно ли один экземпляр хранить в электронном виде?
Нет. Пока стороны не перешли на электронную подпись (если договор не оформлен через ЭДО), бумажный подлинник обязателен. Электронная копия — только вспомогательное средство.
Вопрос: Нужно ли заверять копию у нотариуса, если оригинал уже заверен?
Нет, но при необходимости предъявить документ в суд или банк можно сделать нотариально заверенную копию дополнительно.
Вопрос: Кто хранит третий экземпляр при аренде авто?
Если в договоре участвует страховая компания, она забирает третий экземпляр. В противном случае третий остаётся у нотариуса или арендодателя для внутреннего архива.
Ключевая мысль
Две стороны — минимум два подлинника. Не экономьте на лишней копии: при потере или споре один лишний экземпляр может сэкономить вам месяцы судебных разбирательств и тысячи рублей.