Каждый, кто хоть раз сталкивался с оформлением официального соглашения, встречал в тексте фразу: «Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон». В чём смысл этой формулировки, обязательна ли она и что будет, если экземпляры окажутся разными — разберёмся в данной статье.
Почему именно два экземпляра?
- Доказательство воли сторон. Каждая сторона располагает собственным подлинником, подтверждающим факт подписания.
- Удобство хранения. Первый экземпляр обычно хранится у заказчика (работодателя, арендодателя), второй — у исполнителя (работника, арендатора).
- Быстрый доступ к условиям. Отсутствие необходимости «договариваться» о предоставлении копии экономит время при возникновении споров.
Обязательно ли иметь по экземпляру каждому участнику?
Гражданское законодательство России не содержит прямого требования о количестве подлинников договора. Однако:
- Трудовой кодекс (ст. 67 ТК РФ) прямо говорит: трудовой договор в письменной форме составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся работнику.
- Отраслевые акты Банка России при проведении кредитных операций также требуют два экземпляра договора участия.
- Судебная практика считает наличие двух подлинников полезным, но не критичным: при утере одного экземпляра договор всё равно признаётся действительным, если его существование и содержание доказаны иными способами.
Что происходит, если экземпляры неидентичны?
Иногда случается, что в одном подлиннике появляются дополнительные пункты или исправления, отсутствующие в другом. Последствия могут быть следующими:
- Частичная недействительность спорных условий. Суд может признать неподтверждённые одной из сторон пункты недействительными.
- Обязанность доказывания. Сторона, ссылающаяся на «дополнительный» текст, должна доказать, что изменения внесены по взаимному согласию.
- Риски в налоговых спорах. Налоговая может не принять к вычету расходы, подтверждённые «одиночным» экземпляром.
Практические советы при подписании
Перед подписанием
- Сверьте все страницы обоих экземпляров: нумерация, наличие печатей, идентичность текста.
- Сделайте пометки одинаковой синей пастой (чёрная копировальная паста может «стереться» при копировании).
В момент подписания
- Подписывайте оба экземпляра одновременно, не передавая «чужой» подлинник «на подпись потом».
- Если компания использует печать, проставьте её на обоих экземплярах.
После подписания
- Сразу раздайте экземпляры: один — себе, второй, контрагенту.
- Заведите журнал учета договоров, где укажите номер, дату, ФИО подписавших и кому выдан каждый экземпляр.
Частые вопросы
Нужно ли заверять договор у нотариуса?
В большинстве случаев, нет. Исключения: договор долевого участия в строительстве, сделки с недвижимостью, доверенности.
Можно ли подписывать договор в электронном виде?
Да, если используется квалифицированная электронная подпись. При этом «экземпляров» может быть не менее двух цифровых копий, хранящихся у каждой стороны.
А если договор всего один?
Допустимо, но рискованно. Рекомендуем сразу заверить надписью «Подлинник хранится у … (указать сторону)» и сделать заверенные копии.
Шпаргалка: что прописать в «Заключительных положениях»
Заключительные положения Настоящий Договор составлен в 2 (двух) подлинных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Первый экземпляр передаётся Заказчику, второй — Исполнителю. Все изменения и дополнения оформляются в письменном виде на отдельных листах и подписываются обеими сторонами, после чего прилагаются к каждому экземпляру Договора.
Фраза «договор составлен в двух экземплярах», не пустая формальность, а удобный инструмент защиты прав каждой стороны. Придерживаясь простых правил, вы минимизируете риски споров и ускорите решение любых спорных вопросов.