Зачем вообще нужны «бумажки» при аренде жилья в командировке?

Бухгалтерия и налоговая требуют доказательства того‚ что компания действительно понесла расходы на проживание сотрудника.
Без корректно оформленного пакета документов:

• расходы не примут к вычету по налогу на прибыль;
• командировочные не возместят;
• возможны претензии со стороны ФНС и ФСС.

Кого мы называем «самозанятым» арендодателем?

Это физическое лицо‚ зарегистрированное в качестве самозанятого и применяющее специальный налоговый режим (профессиональный доход‚ ст. 2 ФЗ-422).
Отличие от ИП: нет обязательства ставить на чек кассу или выдавать печатные бланки строгой отчётности (КО-1‚ КО-2).
Всё «выдаётся» через мобильное приложение «Мой налог».

Минимальный «чек-лист» документов

Ниже ― перечень‚ который обязательно нужно собрать до даты сдачи авансового отчёта:

1. Договор краткосрочного найма жилого помещения.
   Подписывается в двух экземплярах: один ― для арендодателя‚ второй ― для сотрудника.
2. Расписка собственника о получении денежных средств.
   Форма свободная‚ но обязательно должны быть:
   • Ф. И. О. арендодателя и паспортные данные;
   • точная сумма и валюта платежа;
   • даты проживания;
   • подпись и дата.
3. Чек из «Мой налог».
   Самозанятый формирует чек сразу после получения оплаты.
   Чек должен содержать: кадастровый номер объекта‚ наименование услуги‚ стоимость‚ ИНН арендодателя‚ QR-код.
4. Скан/фото паспорта собственника.
   Понадобится‚ чтобы подтвердить‚ что заключён договор именно с собственником‚ а не с «фейковым» посредником.
5. Справка из ЕГРН или выписка из Росреестра о праве собственности.
   Срок действия справки ― не более 30 дней.

Дополнительные документы: когда без них не обойтись

В ряде случаев бухгалтерия или аудиторы требуют «добрать» пакет:

• Акт приёма-передачи квартиры (если в договоре прописан инвентарный перечень имущества).
• Квитанция/скриншот перевода на карту самозанятого‚ если оплата была безналичной.
• Уведомление о прибытии (форма 1) – если в регионе действует регистрация мигрантов.
• Внутренний приказ/распоряжение руководителя о допустимой сумме расходов на жильё в командировке.

Шаблон расписки арендодателя-самозанятого

Расписка
г. Москва «____» ______ 2026 г.

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт 45 00 123456‚ выдан ОВД «Северное» г. Москвы г.‚
зарегистрированный по адресу: 123456‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 1‚ кв. 1‚
являясь собственником квартиры № 25 по адресу: 123456‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 2‚ кв. 25‚
подтверждаю получение наличных денежных средств в размере 25 000 (Двадцать пять тысяч) рублей
от Петрова Алексея Николаевича (паспорт 46 00 654321) за проживание в указанной квартире
с по включительно.

Претензий не имею‚ расчёт полностью завершён.

Подпись: __________________ /Иванов И. И./

Как всё упаковать в авансовый отчёт

После возвращения из командировки сотрудник заполняет авансовый отчёт (форма АО-1).
К отчёту прилагает:

1. Договор найма + расписка.
2. Чек из «Мой налог» (распечатанный или PDF).
3. Справка/выписка из ЕГРН.
4. Копии паспортов (сотрудника и арендодателя).
5. Квитанции о проезде (если покупал билеты сам).

Важно: срок сдачи авансового отчёта – 3 рабочих дня после возвращения из командировки.

Распространённые ошибки и как их избежать

ИТОГО

Чтобы расходы на аренду квартиры у самозанятого в командировке были бесспорно приняты‚ достаточно трёх «китов»:

• договор;
• расписка;
• чек из «Мой налог».

Остальные документы ― «страховка» и демонстрация добросовестности перед контролирующими органами.
Подготовьте всё заранее‚ и командировка пройдёт без сюрпризов!