Вопрос о количестве экземпляров акта об отсутствии на рабочем месте часто возникает у работодателей и кадровых специалистов. Правильное оформление документа помогает избежать трудовых споров, подтвердить правомерность действий работодателя и соблюсти требования трудового законодательства РФ.

Что такое акт об отсутствии на рабочем месте?

Акт об отсутствии на рабочем месте – это официальное письменное фиксирование факта, когда сотрудник не появился на работе без уважительных причин и без предварительного уведомления. Акт может быть составлен:

• по инициативе работодателя (обычно руководителя подразделения);
• по требованию отдела кадров или службы охраны труда.

В акте указываются:

1. ФИО сотрудника и его должность;
2. Дата и время отсутствия;
3. Сведения о попытках установить причину отсутствия (звонки, сообщения и т.д.);
4. Подписи ответственного лица и, при необходимости, свидетелей;
5. Примечания о последующих действиях (вызов полиции, направление к врачу и т.д.).

Правовая база

Требования к оформлению акта об отсутствии регулируются:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 81, 192, 207 и др.);
• Федеральным законом «Об административных правонарушениях»;
• Коллективным договором и локальными нормативными актами предприятия.

В частности, статья 81 ТК РФ гласит, что отсутствие работника на работе без уважительных причин может стать основанием для дисциплинарного взыскания, а фиксировать такие случаи необходимо в письменном виде.

Сколько экземпляров акта необходимо составлять?

Ответ зависит от внутренних регламентов конкретного предприятия, однако в большинстве случаев рекомендуется готовить минимум три экземпляра.

Три основных экземпляра

1. Первый экземпляр – передаётся в службу кадров. Здесь документ учитывается в личном деле сотрудника и хранится в архиве отдела кадров.
2. Второй экземпляр – остаётся у руководителя подразделения (либо у того, кто составил акт). Он нужен для контроля над выполнением последующих действий (вызов врача, привлечение к ответственности и т.д.).
3. Третий экземпляр – передаётся в отдел охраны труда / юридический отдел (если такие подразделения существуют). Это обеспечивает правовую экспертизу и возможность использования акта в случае судебных разбирательств.

Дополнительные копии

В некоторых организациях, особенно с развитой системой внутреннего контроля, делают дополнительные копии:

• Для профсоюза (если он участвует в разрешении трудовых конфликтов).
• Для трудовой инспекции – в случае предстоящей проверки.
• Для личного архива сотрудника (при согласии работника).

Как правильно оформить каждый экземпляр?

Для обеспечения юридической силы всех копий следует соблюдать несколько простых правил:

1. Использовать один и тот же бланк для всех экземпляров (обычно фирменный бланк предприятия).
2. Указывать дата и время составления в шапке документа.
3. Подписать акт руководителем, составившим документ, а также свидетелями (если они присутствовали).
4. После подписания каждой копии нужно проставить отметку «Оригинал» или «Копия» в правом нижнем углу.
5. При передаче копий в другие подразделения необходимо оформить передаточную записку (протокол).

Хранение актов об отсутствии

Согласно Трудовому кодексу, документы, относящиеся к трудовым отношениям, хранятся не менее 5 лет после прекращения трудового договора. Поэтому:

• Оригиналы и копии акта помещаются в личное дело сотрудника в отделе кадров;
• Копии в руководстве подразделения хранятся в деле руководителя (может быть отдельный файл «Документы по дисциплинарным мерам»);
• Копии в юридическом отделе – в деле юридической службы на случай судебных разбирательств.

Практические рекомендации

Чтобы процесс составления акта был максимально эффективным, рекомендуется:

• Внедрить шаблон акта в электронную форму (Word, Google Docs) с автоматическим проставлением даты, ФИО и должности.
• Обучить руководителей подразделений правилам заполнения и подписания документа.
• Регулярно проводить аудит наличия и правильности оформления актов в отделе кадров.
• При наличии системы электронного документооборота (ЭДО) использовать электронные подписи – это упрощает процесс создания и передачи копий.

Что делать, если сотрудник отказывается подписать акт?

Согласно ТК РФ, сотрудник имеет право не подписывать документ, если считает его неправильным. В этом случае:

1. Составьте акт с указанием отказа от подписи (в отдельной строке укажите: «Сотрудник отказался подписать акт»).
2. Попросите свидетеля (например, охранника или коллегу) подписать документ в качестве подтверждения факта.
3. Сделайте дополнительную копию и передайте её в юридический отдел для правовой оценки.

Соблюдение этих простых правил поможет работодателю:

• Защитить себя от претензий со стороны работников;
• Обеспечить надёжную документальную базу для возможных судебных разбирательств;
• Соблюдать требования Трудового кодекса и внутренних нормативных актов.

Помните: правильное оформление и хранение актов – это фундамент надёжных трудовых отношений.

Дата публикации: