Дата актуализации: 20 апреля 2026 г.

Что такое «акт о фактическом использовании» и зачем он нужен

Акт — это официальный документ, подтверждающий, как именно эксплуатируется нежилое здание на конкретную дату. Его составляют для:

• Корректного исчисления налога на имущество организаций и физлиц;
• Подтверждения права на налоговые льготы (например, пониженную ставку для складов или объектов ИТ-отрасли);
• Разрешения споров с налоговыми органами о правильности применяемой налоговой базы (кадастровая или среднегодовая стоимость);
• Защиты от доначислений и штрафов при проверке ФНС.

Когда акт обязателен

Акт требуется обязательно, если:

1. Балансовая стоимость объекта отличается от кадастровой более чем на 30 %;
2. Здание было перепрофилировано (например, из офиса сделано производство);
3. Используется льготный режим (подпункт 2 п. 4 ст. 1.1 Закона N 269-FZ, «режим индустриально-производственного парка» и др.);
4. На момент камеральной проверки отсутствуют договоры аренды или техпаспорт БТИ, подтверждающие фактическое предназначение.

Кто составляет акт

Форма акта и структура

Обязательные реквизиты

• Наименование документа: «Акт о фактическом использовании нежилого здания»;
• Дата и время составления: 06:24:16;
• Место составления: полный почтовый адрес здания;
• Состав комиссии: ФИО, должности, подписи;
• Сведения об объекте: кадастровый номер, площадь, этажность, инвентарный номер;
• Фактическое использование: вид деятельности, площадь, занимаемая каждым видом (в % или м²);
• Фото/видеофиксация: прилагаемые материалы (обязательны при спорах);
• Замечания: противоречия с ЕГРН, отсутствие коммуникаций, наличие перепланировок;

Алгоритм подготовки акта самостоятельно

1. Соберите исходные документы
   • Выписка ЕГРН (не старше 5 дней);
   • Проектная или экспликационная часть ПЗЗ;
   • Договоры аренды/субаренды;
   • СНИПы, санитарные паспорта (если специфическое использование).
2. Сформируйте комиссию
   • Не менее 3 человек (представитель собственника, главный инженер, бухгалтер);
   • При необходимости, представитель управляющей компании.
3. Проведите обследование
   • Займите замеры, сфотографируйте помещения;
   • Заполните таблицу распределения площадей.
4. Оформите акт в двух экземплярах
   • Один — в налоговую, второй — к учетной политике.
5. Зарегистрируйте акт
   • Направьте в ИФНС по месту нахождения объекта с уведомлением о вручении;
   • Срок хранения, не менее 5 лет после окончания налогового периода.

Распространённые ошибки

Риски и ответственность

Штрафы по ст. 120 НК РФ: до 10 000 руб. за грубое нарушение учета объектов недвижимости.
Доначисления: если класс объекта изменён (например, офис → гостиница), ставка налога может вырасти до 2 %.
Ответственность должностных лиц: ст. 15.11 КоАП РФ — штраф до 5 000 руб. за фиктивные документы.

Шаблон акта (фрагмент)

АКТ
о фактическом использовании нежилого здания
от «__» ______ 20__ г.

Общие сведения
Адрес объекта: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, стр. 2.
Кадастровый номер: 77:01:0004010:1234.
Площадь по ЕГРН: 2 450,6 м².

Состав комиссии
Председатель: Иванов И.И., директор ООО «Ромашка».
Члены комиссии:
- Петров П.П., главный инженер;
- Сидорова С.С., главный бухгалтер.

Фактическое использование
┌────────────┬──────────────┬────────┐
│ Помещение │ Вид действия │ Площадь│
├────────────┼──────────────┼────────┤
│ Офис 1-4 │ Администрация│ 800 м² │
│ Склад 5-6 │ Хранение │ 900 м² │
│ Цех 7 │ Производство │ 750 м² │
└────────────┴──────────────┴────────┘
... (продолжить) ...

Полезные ссылки

• Официальный сайт ФНС России — раздел «Имущественные налоги»;
• Единый портал Росреестра — получение ЕГРН онлайн;
• Методические письма Минфина РФ по применению льготных ставок.