Зачем аккуратно «закрывать» последний день выдачи зарплаты
В последний день допустимого срока выдачи наличных из кассы всё, что не получено сотрудниками, обязано быть либо депонировано, либо возвращено в банк. Несвоевременное закрытие платежной ведомости чревато:
- штрафами от Росфинмониторинга и ИФНС за превышение лимита остатка в кассе;
- начислением пеней за задержку выплаты зарплаты (ст. 236 ТК РФ);
- ошибками в бухгалтерском и налоговом учёте.
Пошаговая инструкция закрытия платежной ведомости
Шаг 1. Подтвердить итоговую сумму
На последней странице платежной ведомости формы Т-53 проставьте:
- Общую сумму к выдаче как цифрами, так и прописью.
- Дату составления ведомости (совпадает с последним днём срока выдачи).
- Номер и дату расходного кассового ордера (РКО, форма КО-2), по которому деньги были получены из банка.
Шаг 2. Сплошным прочерком «закрыть» пустые строки
Если после выдачи наличных остались незаполненные строки:
- проведите сплошную линию по всем графам;
- внизу листа сделайте запись «Записей больше нет» и поставьте подпись главного бухгалтера.
Шаг 3. Разнести депонированные суммы
Для всех сотрудников, не явившихся за зарплатой:
| № п/п | ФИО | Сумма, ₽ | Графа 23 |
|---|---|---|---|
| 15 | Иванов А. А. | 32 540,00 | Депонировано |
| 16 | Петров Б. С. | 28 900,00 | Депонировано |
Шаг 4. Составить акт о закрытии кассы
Если деньги не выданы, но уже получены из банка, оформите:
- акт о закрытии кассового дня (форма КО-3);
- новый РКО на сдачу остатка в банк в тот же день.
Шаг 5. Поставить «штамп» о закрытии ведомости
В нижней части платежной ведомости поставьте печать организации (при наличии) и подписи:
- руководителя;
- главного бухгалтера;
- кассира.
Особые ситуации и практические приёмы
Зарплата за текущий месяц выплачивается в последний день месяца
В этом случае суммы по строке «В том числе долг за предыдущий период» не выделяются отдельно, а включаются в общую сумму ведомости. Депонированием облагается только то, что не востребовано.
Сотрудник пришёл «с опозданием»
Допускается:
- оформить новую платёжную ведомость на депонированные суммы;
- выплатить через расчётный счёт (безналично), оформив платёжное поручение.
Ошибка в сумме: как исправить в последний день
Если обнаружили расхождение до закрытия кассового дня:
- Сделайте корректирующий РКО на недостачу или излишек (форма КО-2).
- Одновременно внесите изменения в платежную ведомость: исправленную сумму заверьте подписью кассира и главного бухгалтера.
- В журнале кассира проставьте номер и дату корректировки.
Мини-чек-лист «Последний день выдачи зарплаты»
- ✓ Проверен остаток наличных в кассе (не более установленного лимита)
- ✓ Сверены суммы: ведомость ↔ РКО ↔ кассовая книга
- ✓ Проставлены депонирования и подписи
- ✓ Составлен акт КО-3 при необходимости
- ✓ Сдан остаток наличных в банк (если деньги не выданы)
Правильно закрытая платежная ведомость — это три столпа: точность сумм, своевременное депонирование и корректное оформление первичных документов. Следуйте 24-м правилам, и ваш последний день выдачи зарплаты пройдёт без штрафов и ночных дежурств в кассе.