Платежная ведомость (ОКУД 0504403) – это первичный учетный документ, используемый
в государственных и муниципальных учреждениях России для оформления разовых выплат
(отпускных, командировочных, выплат при увольнении, депонированных сумм и пр․) в межрасчетный
период․ Данная статья подробно описывает правовую основу, структуру формы, порядок её
заполнения, а также даёт практические рекомендации и типовые примеры․

Правовая основа и актуальность формы

• Утверждена: приказом Минфина России от  № 52н (п․ 1)․
  Источник: КонсультантПлюс
• Применяется: при формировании учетной политики с 2015 года и далее;
  См․ приказ Минфина РФ от  № 52н․
• Код формы: 0504403 (ОКУД)․
• Обязательные реквизиты: дата, номер, сведения об учреждении (ОКПО, ИНН, КПП), структурное подразделение, единица измерения (по ОКЕИ 383 – рубль), корреспонденция счетов, подписи ответственных лиц․

Когда используется форма 0504403?

Форма применяется в случаях, когда разовые выплаты не совпадают с общим расчётом заработной платы
и осуществляются в межрасчетный период․ К типовым ситуациям относятся:

1. Выплата отпускных, если отпуск начинается в середине месяца;
2. Выплата при увольнении (выходные пособия, компенсации);
3. Командировочные и суточные, рассчитанные отдельно от основной зарплаты;
4. Депонированные суммы (например, авансы, которые позже будут погашены);
5. Разовые премии, надбавки, выплаты по договорам подряда и т․п․

Для регулярных начислений в текущем месяце обычно используется форма 0504401 (расчетно‑платежная
ведомость)․ Однако в межрасчетный период часто применяют именно 0504403․

Структура платежной ведомости 0504403

Ниже представлена типичная разбивка полей формы (см․ оригинальный образец в Excel,
скачать можно здесь)․

Пошаговое заполнение формы

Шаг 1․ Подготовка исходных данных

Соберите информацию о выплачиваемых суммах, получателях и основаниях выплат (приказ, трудовой
договор, командировочное удостоверение)․ Убедитесь, что у всех получателей есть учетный номер,
по которому будет вести бухгалтерию (табельный номер, ИНН и т․п․)․

Шаг 2․ Заполнение шапки

1. Укажите название документа: ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ № …
2. Впишите дату составления (формат ДД․MM․ГГГГ)․
3. Заполните реквизиты организации (наименование, ОКПО, ИНН, КПП)․
4. Укажите структурное подразделение, из которого производится выплата․
5. Определите период оплаты из кассы (по приказу о выплате)․
6. Впишите общую сумму (суммируйте все выплаты, проверьте пропись)․

Шаг 3․ Корреспонденция счетов

Для каждой выплаты укажите:

• Номер расходного ордера (обычно в кассовом журнале);
• Дата ордера;
• Счет дебета (например, 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»);
• Счет кредита (например, 50 «Касса»)․

Шаг 4․ Таблица получателей

1. Сортируйте получателей в алфавитном порядке (требование «Гарант», 2025)․
2. Для каждого сотрудника укажите Ф․И․О․, учетный номер и сумму выплаты․
3. Подготовьте расписки: получатель ставит подпись и указывает расшифровку подписи․
4. Проверьте, чтобы сумма в строке совпадала с суммой в бухгалтерском регистре․

• Если есть невыданные суммы (например, отказ получателя), укажите их в поле «не выдано»․
• Если часть суммы депонирована, укажите её в отдельном поле․
• Подписи: кассир, составитель (бухгалтер), проверяющий (главный бухгалтер), руководитель․
• Все подписи должны сопровождаться расшифровкой (Ф․И․О․, должность)․

Шаг 6․ Проверка и сдача в бухгалтерию

После заполнения:

1. Проверьте соответствие сумм в ведомости и в кассовом журнале․
2. Убедитесь, что подписи завершены и расшифрованы․
3. Отправьте оригинал в кассовый отдел, а копию – в бухгалтерию для отражения в регистре «Расчеты с персоналом»․

Пример заполнения (октябрь 2025)

Ниже – сокращённый пример из ГАРАНТ (эксперты 2025 г․)․

ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ № 5
за октябрь 2025 г․
Дата  
Учреждение ГБОУ «Академия»  ОКПО 4630000
ИНН 770001001  КПП 7700123456
Структурное подразделение Учебное хозяйство
Единица измерения: руб․ (ОКЕИ 383)

В кассу для оплаты в срок с «10» мая 2017 г․ по «12» мая 2017 г․
в сумме 49 549,92 руб․

Расходный ордер 31  
Дебет 0706 0000000000 111 4 302 11 830
Кредит 0706 0000000000 000 4 201 34 610

№ п/п ФИО                 Учетный номер Сумма  Расписка
1  Груздь Геннадий Германович 00033‑15  369,00 Груздь
2  Мельничук Михаил Максимович 00019‑12  745,00 Мельничук
3  Осипова Ольга Олеговна     00018‑10  888,00 Осипова

По настоящей ведомости: выдано 2 002,00 руб․
не выдано – депонировано –
Кассир Дежнева А․В․ (подпись) (расшифровка)
Составил Зайцева В․Н․ (бухгалтер) (подпись) (расшифровка)
Проверил Глебова А․С․ (главный бухгалтер) (подпись) (расшифровка)
Руководитель Михайлов М․ М․ (подпись) (расшифровка)

Где скачать форму?

• Официальный Excel‑образец – скачать (веб‑ресурс «Budgetnik»)․
• Бланки в бумажном виде доступны в типографии по артикулу 00044469 (формат A4, 80 г/м²)․
• Электронные версии в системах «Гарант», «Контур․Норматив», «КонсультантПлюс» – через корпоративный доступ․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать форму 0504403 для выплаты заработной платы?

Теоретически возможно, но в практике бухгалтерии для полной расчётно‑платёжной ведомости
используется форма 0504401․ Форма 0504403 предназначена для разовых выплат в межрасчётный период․

Что делать, если сумма выплаты превышает лимит наличных операций?

В этом случае следует оформить расходный кассовый ордер и произвести выплату безналичным
способом (перевод на счет)․ В платежной ведомости указывается соответствующая корреспонденция
счётов (дебет 70, кредит 51)․

Как отразить депонированные суммы?

В нижней части формы есть отдельное поле «депонировано»․ Вносите туда сумму, полученную
получателем в виде аванса, который будет возвращён или зачтён в будущих выплатах․

Нужно ли печатать форму на бумаге?

Если организация использует электронный документооборот (ЭДО), форму можно оформить в
программе Excel и подписать электронными подписями․ При отсутствии ЭДО – печатается оригинал
на бумаге, подписывается вручную․

Как правильно оформить подпись «расшифровка подписи»?

Под подписью указывается фамилия, имя, отчество полностью, а в скобках – должность (например:
Кондратьев А․С․ (кассир))․ Это требование регламентов Минфина и Гарант․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты ордера․ Дата обязательна – без неё кассовый журнал не может подтвердить
  факт выплаты․
• Несоответствие сумм в ведомости и в кассовом журнале․ Делайте двойную проверку перед
  подписью руководителя․
• Неуказание единицы измерения․ По умолчанию – рубль (ОКЕИ 383)․ Если в документе указано
  другое, это считается ошибкой․
• Пропуск подписи получателя․ Без подписи «расписка в получении» документ считается
  незавершённым․
• Заполнение в несоответствующем порядке․ Таблицу следует вести в алфавитном порядке –
  иначе проверяющие могут отклонить документ․

Платежная ведомость 0504403 – незаменимый инструмент для оформления разовых выплат в государственных
и муниципальных учреждениях․ Правильное её заполнение обеспечивает:

• Соответствие требованиям Минфина и нормативных актов;
• Прозрачность кассовых операций;
• Защиту от налоговых и аудиторских замечаний;
• Удобство контроля со стороны руководства и проверяющих органов․

Скачайте актуальный шаблон, ознакомьтесь с примерами заполнения и внедрите проверочный
контроль (двойная подпись, сверка сумм) в ваш бухгалтерский процесс – и процесс выплаты разовых
сумм станет быстрым, законным и безошибочным․

Дата публикации:  г․ 09:42 МСК․ Информация актуальна на 2026 год․